Διαχείριση χρόνου για το κεφάλι: αποτελεσματικές μέθοδοι. Τι είναι η διαχείριση χρόνου; Ποια προπαρασκευαστικά βήματα πρέπει να γίνουν

Γειά σου! Σήμερα θα μιλήσουμε για διαχείριση χρόνου ή αποτελεσματική διαχείριση χρόνου και θα απαντήσουμε στο ερώτημα πώς να τα κάνουμε όλα!

Το άτομο είναι μέρος της κοινωνίας. Ο καθένας μας έχει ορισμένες ευθύνες απέναντι στον εαυτό του, στους συναδέλφους και τους συγγενείς. Μερικές φορές φαίνεται ότι η ζωή είναι ένα καλειδοσκόπιο πανομοιότυπων ημερών, με μεγάλο αριθμό εργασιών για τις οποίες δεν υπάρχει πάντα αρκετός χρόνος για επίλυση. Εάν συσχετίσετε τον εαυτό σας με τον σκίουρο στον τροχό, τότε θα σας ενδιαφέρει να μάθετε ότι ο χρόνος μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά.

Τι είναι η διαχείριση χρόνου ή η διαχείριση χρόνου

Δείτε πλούσιους και επιτυχημένους ανθρώπους. Έχουν μια μεγάλη επιχείρηση, διαχειρίζονται έναν τεράστιο αριθμό ανθρώπων και βρίσκουν χρόνο για αναψυχή και οικογένεια. «Πώς καταφέρνουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι να κάνουν τα πάντα;» εσύ ρωτάς. Ναι, όλα αυτά επειδή γνωρίζουν και κατέχουν τα βασικά της διαχείρισης χρόνου.

Η διαχείριση χρόνου είναι η ικανότητα να κατανέμετε ορθολογικά τους πόρους του χρόνου σας. Μετάφραση από τα αγγλικά σημαίνει "διαχείριση χρόνου". Φυσικά, οι άνθρωποι δεν είναι μάγοι και δεν ξέρουν πώς να γυρίσουν τον χρόνο πίσω ή να τον σταματήσουν. Μπορούμε όμως να μάθουμε πώς να κατανέμουμε σωστά κάθε λεπτό για να έχουμε χρόνο να ολοκληρώσουμε όλες τις εργασίες.
Το σύνθημα των επιτυχημένων διαχειριστών χρόνου μπορεί να θεωρηθεί η έκφραση «Κάνε περισσότερα, εργάζεσαι λιγότερο».

Ποιος μπορεί να επωφεληθεί από τη διαχείριση χρόνου

Οι άνθρωποι έχουν διαφορετικές ανάγκες και διαφορετικές ευθύνες. Μην νομίζετε ότι το πρόβλημα της έλλειψης ελεύθερου χρόνου είναι πρόβλημα μόνο για μάνατζερ και πλούσιους ανθρώπους. μάθε πραγματικά να κάνεις μέγιστο ποσόοι υποθέσεις σε μια ορισμένη χρονική περίοδο ξεκινούν από την παιδική ηλικία.

Ας θυμηθούμε τουλάχιστον την καθημερινότητα του παιδιού. Σίγουρα πολλά από τα σπίτια κρέμασαν μια αφίσα «Πρόγραμμα μαθημάτων και καθημερινή ρουτίνα». Χάρη σε αυτόν τα παιδιά τηρούν την καθημερινότητα και είναι πειθαρχημένα.

Εάν κάνετε ερωτήσεις: "Πώς να εργάζεστε και να καταφέρετε να κάνετε τα πάντα γύρω από το σπίτι για μια γυναίκα με παιδί", "Πώς να μάθετε να κάνετε τα πάντα πιο γρήγορα και να μην κουράζεστε", τότε αυτές οι ερωτήσεις είναι σχετικές για εσάς, ειδικά εάν είσαι νεαρή μητέρα. Μερικοί από το ωραίο φύλο καταφέρνουν να παρακολουθούν τρία παιδιά, να φροντίζουν τον εαυτό τους και τους συζύγους τους και μερικοί δεν μπορούν να αντιμετωπίσουν ούτε ένα παιδί.

Επομένως, μην νομίζετε ότι η διαχείριση του χρόνου είναι μια άχρηστη επιστήμη που είναι απίθανο να σας φανεί χρήσιμη στη ζωή. Στην πραγματικότητα, αν μάθετε να ελέγχετε τον χρόνο σας, θα βρείτε την ευτυχία και την αρμονία σε όλους τους τομείς της ζωής.

Ιστορία της διαχείρισης χρόνου

Από την αρχαιότητα, οι άνθρωποι προσπαθούσαν να διανείμουν τους εργατικούς πόρους τους όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά, έτσι ακόμα και μέσα Αρχαία Ρώμηο φιλόσοφος Σενέκας άρχισε να μοιράζει τον χρόνο που ξόδεψε, για όσα πέρασε με όφελος και άχρηστο. Αν ένας διάσημος στοχαστής έκανε κάτι χρήσιμο, τότε τέτοιος χρόνος θεωρούνταν καλός, άχρηστος - κακός.

Αργότερα, ο Σενέκας άρχισε να γράφει τι έκανε και πότε. Μετά από αυτό, ανέλυσα τον χρόνο που δαπανήθηκε και αξιολόγησα την αποτελεσματικότητά του. Μπορούμε να πούμε ότι ασχολήθηκε με την οικοδόμηση ενός αποτελεσματικού συστήματος διαχείρισης χρόνου.
Τον 5ο αιώνα, ο διάσημος Ιταλός λόγιος Alberti υποστήριξε ότι οι άνθρωποι που ξέρουν πώς να διαχειρίζονται τον χρόνο τους χρήσιμα θα είναι πάντα επιτυχημένοι.

Ήδη από τον ΧΧ αιώνα δημιουργήθηκε ένα ινστιτούτο εργασίας, όπου εργάστηκαν πολλές διάσημες προσωπικότητες. Για παράδειγμα, ο βιολόγος Lyubyashchev A.A. εφηύρε τη μέθοδο συγχρονισμού. Εξακολουθεί να χρησιμοποιείται με επιτυχία σε μεγάλο αριθμό επιχειρήσεων, αναλύοντας ώρα εργασίαςκάθε ειδικός.

Η χρονομέτρηση σάς επιτρέπει να αναλύσετε πόσο χρόνο χρειάζεται ένα άτομο για να ολοκληρώσει μια συγκεκριμένη εργασία.

Τα κύρια συστατικά της διαχείρισης χρόνου

Πριν αρχίσετε να μαθαίνετε τους βασικούς κανόνες διαχείρισης χρόνου, πρέπει να γνωρίζετε από ποια μέρη αποτελείται. Δηλαδή, τι θα χρειαστεί να γίνει και χάρη στο οποίο θα μάθετε πώς να διαθέτετε τον χρόνο σας:

• Αυστηρή λογιστική όλων των εποχών.
• Βελτιστοποίηση πόρων χρόνου εργασίας.
• Καθημερινός προγραμματισμός της ημέρας σας.
• Συνεχές κίνητρο.

Πρέπει να διαχειριστείτε τον χρόνο σας όχι μόνο κατά τις ώρες εργασίας, αλλά και κατά την περίοδο ανάπαυσης. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποκαταστήσετε καλύτερα τις δυνάμεις σας, καθώς και να σας δώσει την ευκαιρία να νιώσετε ευτυχισμένοι, αυτάρκεις και επιτυχημένο άτομο.

Δεν έχει καν ακούσει κάθε πολίτης της χώρας μας ότι μπορεί κανείς να διαχειρίζεται επιδέξια τον χρόνο του. Αντίστοιχα, πολλοί δεν υποψιάζονται καν την ύπαρξη τεχνικής διαχείρισης χρόνου. Αλλά αν ένα άτομο εξακολουθεί να ενδιαφέρεται και να γνωρίζει επιφανειακά τις ελάχιστες πληροφορίες σχετικά με αυτήν την τέχνη, τότε γίνεται αμέσως όμηρος πολλών φόβων.
Εξετάστε τους πιο δημοφιλείς φόβους που σχετίζονται με τη διαχείριση του χρόνου.

1. Κανείς δεν μπορεί να ελέγξει τον χρόνο, έτσι η ζωή συνεχίστηκε και θα συνεχιστεί ως συνήθως.Αυτή είναι μια ψευδής δήλωση, γιατί εσείς οι ίδιοι είστε οι κύριοι της μοίρας σας. Εξαρτάται μόνο από εσάς πόσο γρήγορα θα γίνει η δουλειά και πόσος χρόνος θα μείνει για ξεκούραση και επικοινωνία με φίλους. Κατακτώντας καλές συνήθειες που βοηθούν στην εξοικονόμηση χρόνου, δεν θα έχετε τον έλεγχο του χρόνου, αλλά της ζωής σας.
2. Χάρη στη διαχείριση χρόνου, θα πρέπει να εργαστείτε περισσότερο.Μερικοί άνθρωποι φοβούνται πραγματικά ότι αν έχουν ελεύθερο χρόνο, θα πρέπει να κάνουν περισσότερες απρογραμμάτιστες δουλειές. Στην πραγματικότητα, η διαχείριση χρόνου σάς επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε όλες τις διαδικασίες και είναι απίθανο να έχετε χρόνο να κάνετε απρογραμμάτιστη εργασία.
3. Τηρώντας τους κανόνες διαχείρισης χρόνου, μπορείτε να μετατραπείτε σε ρομπότ.Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι αν σχεδιάσεις πλήρως τη ζωή σου, μπορεί να χάσεις όλες τις ανθρώπινες χαρές. Στην πραγματικότητα, η διαχείριση χρόνου δεν απαιτεί χρόνο, αλλά μάλλον βοηθά να βρείτε μια ή δύο επιπλέον ώρες που μπορείτε να αφιερώσετε στον εαυτό σας.

Αρχές διαχείρισης χρόνου ή πώς να κάνετε τα πάντα

Η τέχνη της διαχείρισης του χρόνου σας- αυτή είναι μια αρκετά περίπλοκη επιστήμη, η μελέτη της οποίας μπορεί να διαρκέσει περισσότερο από ένα χρόνο. Προσπαθήσαμε όμως να αναδείξουμε τις βασικές αρχές διαχείρισης χρόνου που θα βοηθήσουν στη σωστή οργάνωση της ημέρας κάθε ανθρώπου.

Προγραμματίστε την κάθε μέρα σας

Κάθε μέρα πριν πάτε για ύπνο, προσπαθήστε να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να κάνετε ένα γραπτό πλάνο για την επόμενη μέρα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό σε ένα κομμάτι χαρτί ή σε έναν πίνακα επίδειξης. Σημειώστε κάθε λεπτό του χρόνου σας, μην ξεχνάτε την ανάπαυση και την ανωτέρα βία. Μην ξεχνάτε να αφιερώνετε αρκετό χρόνο σε αυτά τα συγκεκριμένα σημεία, γιατί κανείς δεν είναι απρόσβλητος από απρόβλεπτες δυσκολίες.

Να έχετε πάντα μαζί σας το σχέδιό σας (αν είναι γραμμένο σε σημειωματάριο ή ημερολόγιο), να το κοιτάζετε περιοδικά και να ελέγχετε αν χωράτε στον καθορισμένο χρόνο. Διαγράψτε ή διαγράψτε τα ολοκληρωμένα στοιχεία. Έτσι θα νιώσετε αυτοϊκανοποίηση από τη δουλειά που έχετε κάνει.

Βάλτε έναν στόχο

Κάθε άνθρωπος έχει ένα όνειρο που μετατρέπεται σε συγκεκριμένο στόχο. Οι άνθρωποι που θέτουν ορισμένους στόχους και ξέρουν για τι εργάζονται, είναι πιο εύκολο να πετύχουν αυτό που θέλουν.

Για παράδειγμα, εάν είστε ένας συνηθισμένος μέσος υπάλληλος γραφείου, αλλά έχετε θέσει ως στόχο να είστε ηγέτης, τότε πρέπει να αποκτήσετε την κατάλληλη εκπαίδευση, να αποδείξετε ότι είστε καλά στους ανωτέρους σας και να κάνετε καλά τη δουλειά σας. Σε αυτή την περίπτωση, έχετε μια μεγάλη ευκαιρία να ανεβείτε στην καριέρα σας. Ίσως στο μέλλον εσείς. Και ιδανικά, εισαγάγετε ένα πρότυπο για την εταιρική διαχείριση χρόνου στον οργανισμό σας. Το κυριότερο είναι να το θέλεις πραγματικά και να μην κάθεσαι με σταυρωμένα τα χέρια.

Είναι σημαντικό να μάθετε πώς να βάζετε στόχους σωστά.Πρώτα, σκεφτείτε τι ακριβώς θέλετε. Ο στόχος σας πρέπει να είναι συγκεκριμένος, εφικτός, σχετικός, μετρήσιμος και χρονικά περιορισμένος. Δεν χρειάζεται να ονειρεύεστε ότι ζώντας στην ύπαιθρο και δουλεύοντας σε ένα μικρό εργοστάσιο, μπορείτε να γίνετε πρόεδρος σε μερικά χρόνια. Θέστε ρεαλιστικούς στόχους και πηγαίνετε στο αγαπημένο σας όνειρο.

Μάθετε να δεσμεύεστε στο σχέδιο δράσης σας

Γνωρίζετε ήδη τη σημασία του να κάνετε σχέδια, τώρα ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να προγραμματίσετε σωστά τις υποθέσεις σας.

Το διάγραμμα Gantt θα μας βοηθήσει σε αυτό. Αυτή, εκ πρώτης όψεως, είναι μια δύσκολη μέθοδος που δεν μπορούν να χειριστούν όλοι. Αλλά στην πραγματικότητα, όλα είναι πολύ απλά. Ας δούμε πώς λειτουργεί αυτή η μέθοδος με ένα παράδειγμα.

Πρέπει να χτίσεις ένα σπίτι. Καθορίζετε όλα τα στάδια της κατασκευής (σχεδιασμός, τοποθέτηση θεμελίων, έδαφος, εργασίες φινιρίσματος κ.λπ.) Μετά από αυτό, εισάγετε τα δεδομένα σε έναν πίνακα και υποδεικνύετε το χρονοδιάγραμμα και τη σειρά εφαρμογής τους. Ορισμένες μικρές διαδικασίες, η υλοποίηση των οποίων δεν επηρεάζει την ποιότητα της εργασίας, μπορούν να συνδυαστούν, μειώνοντας έτσι τον χρόνο ολοκλήρωσής τους.

Η σύνταξη ενός τέτοιου διαγράμματος σάς επιτρέπει να εξηγήσετε οπτικά την κλίμακα της εργασίας που εκτελείται, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να συμπεριλαμβάνονται στη διαδικασία πιο γρήγορα.

Δώστε προτεραιότητα

Για να επιτευχθεί ο στόχος, κάθε άτομο πρέπει να εκτελέσει μια σειρά από εργασίες. ποικίλους βαθμούςβαρύτητα. Επομένως, πρέπει να μάθετε πώς να ιεραρχείτε και να επισημαίνετε τις πιο σημαντικές διαδικασίες.

Για να προγραμματίσετε σωστά την ημέρα σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια απλή αρχή. Ονομάζεται μέθοδος «ABVGD».
Η ουσία του είναι η εξής. Κάνεις ένα σχέδιο για την ημέρα, ξεκινώντας από τα πιο σημαντικά πράγματα. Δηλαδή, με το γράμμα "Α" εννοούμε την εκτέλεση της πιο σημαντικής διαδικασίας, με το "Β" - λιγότερο σημαντικό, "C" - όχι πολύ σημαντικό κ.λπ.

Οι πιο περίπλοκες και σημαντικές εργασίες θα πρέπει να προγραμματιστούν το πρωί ή την πιο παραγωγική περίοδο για εσάς. Το γεγονός είναι ότι αν το πιο δύσκολο έργο δεν ολοκληρωθεί αμέσως και αναβάλλεται συνεχώς για αργότερα, τότε το αίσθημα του ανεκπλήρωτου καθήκοντος θα σας ασκήσει συναισθηματική πίεση. Ένας γνωστός εμπειρογνώμονας στον τομέα της ενεργητικής διαχείρισης χρόνου B. Tracy συμβουλεύει να προσεγγίσετε τη λύση τέτοιων θεμάτων με σκληρό και ξεκάθαρο τρόπο. Είναι ο συγγραφέας της μεθόδου διαχείρισης χρόνου «Eat a Frog Breakfast», η οποία χρησιμοποιείται με επιτυχία από έναν τεράστιο αριθμό ανθρώπων.

Η ουσία του είναι η εξής. Κάνεις πρώτα τις πιο βαριές και χρονοβόρες εργασίες («βατράχια»). Αυτό είναι απαραίτητο για να έχετε χρόνο να κάνετε όλα τα προγραμματισμένα πράγματα και το συναισθηματικό σας υπόβαθρο, όλη την ημέρα, να παραμένει φυσιολογικό.

Η λογική συνέχεια της μεθόδου του βατράχου είναι η αρχή ή νόμος Pareto. Λέει ότι το 20% όλων των προσπαθειών που καταβάλουμε δίνουν αποτέλεσμα 80%, και το υπόλοιπο 80% των προσπαθειών είναι μόνο το 20% αποτελεσματικό.

Γι' αυτό το κύριο καθήκον όλων είναι να εντοπίσουν το πιο αποτελεσματικό 20% και να επικεντρωθούν στην εφαρμογή τους.
Υπάρχει μια άλλη μέθοδος που βοηθά στην ιεράρχηση προτεραιοτήτων. Ονομάζεται Matrix του Αϊζενχάουερ. Ο διάσημος επιτυχημένος πολιτικός φημιζόταν για την πρακτικότητά του. Χωρίζει όλες τις υποθέσεις του σε 4 κατηγορίες:

• επείγον και σημαντικό. Αυτά τα πράγματα πρέπει να γίνουν πρώτα. Λόγω της σπουδαιότητάς τους, δεν πρέπει να ανατίθενται σε άλλους. Εάν καθυστερήσετε την ολοκλήρωση τέτοιων εργασιών, αυτό μπορεί να είναι γεμάτο με αρνητικές συνέπειες στο μέλλον.
• Σημαντικό αλλά όχι επείγον. Δώστε προσοχή σε αυτό το σημείο. Από αυτήν την κατηγορία εργασιών μπορεί να πραγματοποιηθεί ο προγραμματισμός. Αλλά μην αναβάλλετε την εφαρμογή τους για μεγάλο χρονικό διάστημα, γιατί αυτά τα πράγματα μπορούν να μετατραπούν σε ένα επείγον και σημαντικό στοιχείο.
• Επείγον αλλά όχι πολύ σημαντικό. Τέτοιες περιπτώσεις βασικά χρειάζονται πολύ χρόνο, επομένως μπορούν να ανατεθούν, δηλαδή να ανατεθούν σε κάποιον.
• Ασήμαντο και μη επείγον. Είναι καλύτερα να τα διαγράψετε εντελώς από τη λίστα για να μην χάνετε τον χρόνο σας.
  Δοκιμάστε και χρησιμοποιείτε αυτές τις μεθόδους και σε λίγες μέρες θα καταλάβετε πόσο αποτελεσματικές είναι.

Εστιάστε στα βασικά και μάθετε να εκχωρείτε

Κάθε άτομο έχει έναν τεράστιο αριθμό πραγμάτων να κάνει κατά τη διάρκεια της ημέρας. Κάποια από αυτά μπορεί να σας διαρκέσουν αρκετά λεπτά και μερικά χρειάζονται αρκετές ώρες. Προσπαθήστε να αναλάβετε μόνοι σας όλα τα δύσκολα και σημαντικά και εμπιστευτείτε τα λιγότερο σημαντικά σε άλλους ανθρώπους.

Για παράδειγμα, εάν κανείς στην οικογένεια, εκτός από τη μαμά, δεν ξέρει πώς να μαγειρεύει μπορς και εκτός από το δείπνο, πρέπει επίσης να σκουπίσετε τη σκόνη και να απομακρύνετε τα παιχνίδια, τότε θα ήταν λογικό να εμπιστευτείτε τον καθαρισμό στα παιδιά ή στον μπαμπά , ενώ η μαμά θα μαγειρέψει το βραδινό. Σε αυτήν την κατάσταση, όλοι τρέφονται και το διαμέρισμα καθαρίζεται.

Ή ένα άλλο παράδειγμα, εάν κερδίζετε πολλές χιλιάδες ρούβλια την ημέρα κάθε μέρα και η βρύση σας στάζει, τότε είναι πιο εύκολο να αναθέσετε εργασίες επισκευής σε έναν υδραυλικό και να του πληρώσετε μερικές εκατοντάδες, ενώ θα κερδίσετε πολλές φορές περισσότερα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Κατακτήστε τις αρχές της ανάθεσης, δηλαδή μην φοβάστε να μεταθέσετε κάποιες από τις ευθύνες σας σε άλλες.

Αναλύστε την περίοδο που ζήσατε και δημιουργήστε τους προσωπικούς σας κανόνες διαχείρισης χρόνου

Περιοδικά κοιτάξτε πίσω και προσπαθήστε να αναλύσετε τη βιωμένη περίοδο. Δώστε προσοχή στο πόσο ορθολογικά ξοδέψατε τον χρόνο σας, πόσο γρήγορα πέθατε στο στόχο σας, τι δυσκολίες συναντήσατε στην πορεία κ.λπ.
Αναλύετε τακτικά τη ζωή σας και σημειώστε πόσο γρήγορα κινείται, αν είστε απόλυτα ικανοποιημένοι με τις πράξεις σας.
Με βάση τις βασικές αρχές της διαχείρισης χρόνου, δημιουργήστε τους δικούς σας κανόνες που σας βοηθούν να βελτιστοποιήσετε τους πόρους του χρόνου σας και να αισθάνεστε χαρούμενοι και επιτυχημένοι.

Μην ξεχάσετε να ξεκουραστείτε

Προγραμματίστε τις διακοπές σας ως μία από τις κύριες εργασίες. Η ποιότητα και η ταχύτητα της εργασίας που εκτελείται εξαρτάται από το πόσο καλά έχετε αποκαταστήσει τη δύναμή σας. Μην παραμελείτε τον ύπνο. Ο ύπνος ενός ενήλικα πρέπει να είναι τουλάχιστον 8 ώρες την ημέρα. Διαφορετικά, η κατάθλιψη και η απώλεια δύναμης είναι εγγυημένα για εσάς και αυτοί είναι οι κύριοι εχθροί της παραγωγικής εργασίας.

Μην ξεχνάτε να διατηρείτε επαφή με φίλους και συγγενείς. Μην εγκαταλείπετε τα χόμπι και τα πάθη σας. Ένα ευχάριστο χόμπι βοηθά στη χαλάρωση ενός ατόμου και κάνει τη ζωή του πιο φωτεινή.

Προγραμματίστε την επόμενη μέρα σας

Πηγαίνετε για ύπνο, περιγράψτε τις εργασίες που θα θέλατε να ολοκληρώσετε αύριο. Είναι καλύτερα να γράψετε όλα τα σημεία για να μην χάσετε τίποτα, γιατί ένα άτομο δεν είναι ρομπότ και τείνει να ξεχνά μερικά μικροπράγματα.

Ο προγραμματισμός γίνεται καλύτερα το βράδυ. Δηλαδή σκέφτεσαι το επόμενο απόψε. Αυτό σας επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε σημαντικά τους προσωρινούς πόρους, με άλλα λόγια, κατανέμετε σωστά τον χρόνο σας.

Τελευταία μέρα

Προσπάθησε να ζεις κάθε μέρα σαν να είναι η τελευταία σου. Μην αναβάλλετε σημαντικά πράγματα. Υποθέσεις για τις οποίες δεν υπάρχει πάντα αρκετός χρόνος, μερικές φορές, μένουν στα σχέδια, δηλαδή απραγματοποίητες. Κάνε λοιπόν το καλύτερο κάθε μέρα. Χάρη σε αυτό, δεν θα συσσωρεύσετε πολλή δουλειά ρουτίνας και χωρίς ενδιαφέρον.

Φιλτράρισμα πληροφοριών

Όταν μελετάτε ορισμένες πληροφορίες στο Διαδίκτυο ή σε έντυπες εκδόσεις, προσπαθήστε να επισημάνετε τις κύριες πτυχές του άρθρου και να «τρέξετε» τα μάτια σας πάνω τους. Πολύ συχνά, οι πληροφορίες που παρέχονται ξεχειλίζουν από διάφορες διαφημίσεις, ή υπερβολές του συλλογισμού των συγγραφέων, δηλαδή «νερό». Μάθετε να διαβάζετε "μέσω της γραμμής", αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο.

χρονοφάγοι

Πολύ χρόνο σύγχρονους ανθρώπουςξοδέψτε για την προβολή εντελώς περιττών πληροφοριών στα κοινωνικά. δίκτυα και άλλους πόρους του Διαδικτύου, καθώς και άχρηστες τηλεφωνικές κλήσεις.

Αλλά ο χρόνος είναι ένας πόρος που δεν μπορεί να αναπληρωθεί. Για να καταλάβετε πόσο ακριβό είναι για εσάς, υπολογίστε πόσα κερδίζετε περίπου ανά ώρα. Τώρα σκεφτείτε πόσο χρόνο και χρήματα χάνετε. Ακόμα κι αν δεν τα μεταφράσετε όλα αυτά σε χρηματικό ισοδύναμο, σκεφτείτε ότι αντί για άδεια κουβέντα στο τηλέφωνο, θα μπορούσατε να διαβάσετε ένα βιβλίο σε ένα παιδί ή να παίξετε μαζί του. Και αυτό είναι πολύ πιο χρήσιμο και θα φέρει περισσότερη ικανοποίηση.

Φυσικά, η απομόνωση από όλους και η διακοπή της επικοινωνίας με φίλους δεν είναι επίσης επιλογή. Προσπαθήστε όμως να ελαχιστοποιήσετε την επικοινωνία με πραγματικά περιττούς ανθρώπους. Μάθετε να τους λέτε «όχι».

Αναλύστε τις συνήθειές σας και εντοπίστε τους «χρονοφάγους» σας. Ξεφορτωθείτε σταδιακά, μάθετε.

Συγκεντρώσου στο να κάνεις ένα πράγμα

Προσπαθήστε να μην αναλαμβάνετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα.Έτσι θα σκορπίσεις τη δύναμή σου, και η προσοχή σου θα σκορπιστεί. Θα χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να ολοκληρώσετε κάθε διαδικασία. Πάρτε ένα πράγμα και ολοκληρώστε το εντελώς και μετά προχωρήστε στο επόμενο.

Η ιστορία γνωρίζει μερικούς ανθρώπους που μπορούσαν να κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα (για παράδειγμα, τον Ιούλιο Καίσαρα), αλλά αποτελούν απλώς μια εξαίρεση στον κανόνα.

Υπάρχουν όμως διαδικασίες που μπορούν και πρέπει να συνδυαστούν. Για παράδειγμα, η οδήγηση στα μέσα μαζικής μεταφοράς απαιτεί πολύ χρόνο για τους περισσότερους ανθρώπους. Γιατί να μην εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας αυτή τη στιγμή. Μετά από όλα, μπορείτε να ακούσετε ένα ηχητικό βιβλίο ή να διαβάσετε ένα ενδιαφέρον περιοδικό.

Οι ειδικοί συμβουλεύουν να μην αρπάξετε τα πάντα. Είναι καλύτερα να προχωράτε αργά και με σιγουριά προς τον στόχο, εκτελώντας κάθε εργασία με υψηλή ποιότητα.

Μάθετε το βιολογικό σας ρολόι

Ο ρυθμός της ζωής είναι διαφορετικός για κάθε άνθρωπο. Για κάποιους, η αιχμή της δραστηριότητας πέφτει τις πρωινές ώρες, ενώ κάποιος κοιμάται μέχρι το μεσημεριανό γεύμα και αρχίζει να εργάζεται το βράδυ. Μόνο εσύ ο ίδιος ξέρεις πότε έχεις την άνοδο της δύναμης και την υψηλότερη απόδοση. Είναι κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου που προσπαθείτε να εκτελέσετε το μέγιστο ποσό της προσχεδιασμένης εργασίας. Κάντε το ταυτόχρονα.

Τακτοποιήστε τον χώρο εργασίας σας

Όλοι οι επιτυχημένοι άνθρωποι έχουν τέλεια τάξη στο χώρο εργασίας τους. Αυτό ισχύει τόσο για κανονική επιφάνεια εργασίας όσο και για επιτραπέζιο υπολογιστή. Έχετε παρατηρήσει ποτέ πόσο χρόνο ξοδεύετε αναζητώντας ένα έγγραφο; Οι επιστήμονες υπολόγισαν ότι οι άνθρωποι που έχουν ακαταστασία στο χώρο εργασίας τους ξοδεύουν το 30% του χρόνου τους ψάχνοντας απαιτούμενο έγγραφο, εργαλείο κ.λπ.
Βάλτε τα πράγματα σε τάξη, πετάξτε τα περιττά χαρτιά, ξεφορτωθείτε τα σκουπίδια. Χάρη σε αυτό, θα νιώσετε άνετα και η απόδοση θα αυξηθεί.

Ξεχωριστός χώρος εργασίας

Εάν εργάζεστε στο σπίτι και πιστεύετε ότι όλα τα σπίτια είναι ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣτότε κάνεις βαθύτατα λάθος. Ενώ εργάζεστε, μπορεί να αποσπαστείτε από πολλά μικρά πράγματα. Προσπαθήστε να εξοπλίσετε τη γωνιά σας όπου θα αποθηκεύονται όλα τα απαραίτητα για τη διαδικασία εργασίας.

Για παράδειγμα, εάν κάνετε ραπτική στο σπίτι, τότε δεν πρέπει να σκορπίζετε προμήθειες ραπτικής σε όλο το διαμέρισμα. Το να βρεις το σωστό θα πάρει πολύ χρόνο. Έχοντας τακτοποιήσει τον χώρο εργασίας σας, θα γλυτώσετε από πρόσθετο καθάρισμα και συνεχείς αναζητήσεις.

Βιβλία για τη διαχείριση χρόνου ή τη διαχείριση χρόνου

Εάν σκέφτεστε σοβαρά να αλλάξετε τη ζωή σας και θέλετε να μάθετε περισσότερα για τη διαχείριση του χρόνου, τότε θα ωφεληθείτε από την ανάγνωση των παρακάτω βιβλίων. Είναι έργα γνωστών ειδικών σε αυτόν τον τομέα και είναι πολύ δημοφιλή:

1. «Master of Time» του Evgeny Popov.
2. «Extreme Time Management» των Nikolay Mrochkovsky και Alexey Tolkachev.
3. Πώς να κάνετε τα πράγματα ή η τέχνη της παραγωγικότητας χωρίς άγχος από τον David Allen.
4. Time Drive του Gleb Arkhangelsky.
5. Αποτελεσματική Διαχείριση Χρόνου, Κλείστε τη βαρβαρότητα, Φάτε τον Βάτραχο, Διαχειριστείτε τον Χρόνο σας από τον Μπράιαν Τρέισι.
6. Ο χρόνος είναι χρήμα του Μάθιου Έντλουνγκ.
7. "Διαχείριση χρόνου. Η τέχνη του σχεδιασμού και της διαχείρισης του χρόνου και της ζωής σας από την Julia Morgenstern.
8. «Ολοκληρωμένη διαχείριση χρόνου» του Steve Prentice.
9. Πώς να ζεις και να εργάζεσαι στον χρόνο από τον Don Aslett και την Carol Cartaino.
10. «Ο χρόνος σου είναι στα χέρια σου» του Λόταρ Σίβερτ.
11. Το Tough Time Management από τον Dan Kennedy.
12. «The Art of Keeping Up» του Alan Lacaine.
13. «Πλήρης παραγγελία. Ένα εβδομαδιαίο σχέδιο για την αντιμετώπιση του χάους στη δουλειά, στο σπίτι και στο κεφάλι σας, από την Regina Leeds.
14. «Δούλεψε λιγότερο, κάνε περισσότερα. Πρόγραμμα Προσωπικής Αποτελεσματικότητας από την Carrie Gleason.

συμπέρασμα

Αν σας φαίνεται ότι δεν θα μπορείτε να οργανώσετε τη μέρα σας χρησιμοποιώντας συμβουλές διαχείρισης χρόνου, τότε κάνετε βαθύτατο λάθος. Φυσικά, κάθε εγχείρημα απαιτεί πειθαρχία και αυτοέλεγχο, αλλά γρήγορα θα «μπλέξετε» σε αυτή τη διαδικασία και θα αρχίσετε να το απολαμβάνετε.

Το κύριο πράγμα είναι να μην εγκαταλείψετε αυτό που ξεκινήσατε. Προσπαθήστε να αντέξετε για 30 - 40 ημέρες, μετά τις οποίες ο προγραμματισμός της ημέρας θα μετατραπεί σε μια καλή συνήθεια, χωρίς την οποία απλά δεν μπορείτε να ζήσετε.

Μάθετε να διαχειρίζεστε σωστά τον χρόνο σας. Τότε θα έχετε χρόνο όχι μόνο να εργαστείτε, αλλά και να χαλαρώσετε, να επικοινωνήσετε με αγαπημένα πρόσωπα και να διασκεδάσετε με φίλους.

Ο παράγοντας χρόνος είναι ένας από τους σημαντικούς παράγοντες τόσο στην επιχείρηση όσο και στην καθημερινή ζωή. Στις δραστηριότητες του ηγέτη, ο παράγοντας χρόνος είναι ακόμη πιο σημαντικός. Η ανάγκη για διαχείριση χρόνου προέκυψε πριν από πολύ καιρό, αλλά δεν ήταν πολύ καιρό πριν άρχισε να εξετάζεται ενεργά. Είναι αδύνατο να διαχειριστεί κανείς τον χρόνο, αλλά ένα άτομο μπορεί να διαχειριστεί τον εαυτό του, αποσπώντας το μέγιστο όφελος από τον χρόνο που έχει στη διάθεσή του. Η διαχείριση χρόνου είναι αυτοδιαχείριση, δηλ. την ικανότητα να σχεδιάζει, να καθοδηγεί, να οργανώνει, να κατευθύνει και να ελέγχει τις ενέργειες, τις υποθέσεις και τις ανησυχίες του.

Η αποτελεσματικότητα της δραστηριότητας του ηγέτη καθορίζεται από υψηλούς δείκτες ψυχολογικών και μη κριτηρίων ομαδικής και προσωπικής αποτελεσματικότητας. Κατά συνέπεια, η ορθολογική χρήση του χρόνου από τον ηγέτη συμβάλλει επίσης στη γόνιμη δραστηριότητα των υφισταμένων.

Όταν εξετάζεται η διαχείριση του χρόνου εργασίας του διευθυντή, μπορούν να διακριθούν δύο τομείς: ο χρόνος για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων της εταιρείας και ο χρόνος για τη διαχείριση ατόμων (προσωπικό).

Η εξουσία του επικεφαλής περιλαμβάνει αφιέρωμα χρόνου για τον προσδιορισμό της κατάστασης των πραγμάτων έξω από τη μονάδα του, επίγνωση των αλλαγών στο εξωτερικό περιβάλλον και τις δυνατότητες χρήσης τους. ευαισθησία σε καταστάσεις εντός και εκτός της εταιρείας· τη δημιουργικότητα και την ικανότητα να παρακινείτε τον εαυτό σας και το προσωπικό σας. προθυμία και ικανότητα συνεργασίας· κατανόηση των αποτελεσμάτων, ικανότητα προγραμματισμού και εκτέλεσης σχεδίων. ικανότητα ανάληψης κινδύνων· ικανότητα λήψης αποφάσεων· προθυμία να αξιολογήσει τα αποτελέσματα που προέκυψαν και να καθορίσει το πρόγραμμα για την ανάπτυξη της εταιρείας και του προσωπικού της.

Στην καθημερινή εργασία, ο διευθυντής πρέπει να λαμβάνει συνεχώς αποτελέσματα, να έχει ένα προσωπικό σχέδιο εργασίας, να σχεδιάζει ξεκάθαρα τις δραστηριότητες των υφισταμένων, να παρέχει μια σαφή αξιολόγηση των δραστηριοτήτων των υφισταμένων, να διασφαλίζει τις δραστηριότητες της μονάδας ανεξάρτητα (για παράδειγμα, προετοιμάζοντας έναν αναπληρωτή) , είναι περήφανος για τον εαυτό του και τους υφισταμένους του, είναι πρόθυμος να συνεργαστεί, να επιλύσει συγκρούσεις κ.λπ. δ.

Το κύριο άρθρο στην απώλεια του χρόνου του ηγέτη είναι η αδυναμία του να αναθέτει θέματα στους υφισταμένους του. Συχνά αυτό συμβαίνει λόγω του γεγονότος ότι ο διευθυντής δεν έχει εμπιστοσύνη ότι οι υφιστάμενοι θα αντιμετωπίσουν μόνοι τους τόσο σημαντικά θέματα, δηλ. Υπάρχει πρόβλημα με την ανάθεση εξουσιών. Η ανάθεση νοείται ως η ικανότητα μεταφοράς καθηκόντων και εξουσιών σε ένα άτομο που αναλαμβάνει την ευθύνη για την υλοποίησή τους. Με αυτή τη δεξιότητα, η διοίκηση αναθέτει αμέτρητα καθήκοντα στους υπαλλήλους που πρέπει να ολοκληρωθούν για να επιτευχθούν οι στόχοι ολόκληρου του οργανισμού. Εάν η εργασία δεν ανατεθεί σε άλλο άτομο, ο διευθυντής θα την εκτελέσει μόνος του. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτό δεν είναι δυνατό, καθώς ο χρόνος και οι δυνατότητες του διευθυντή είναι περιορισμένοι. Οι κύριοι στόχοι της ανάθεσης είναι να αποφορτίσει τα ανώτερα στελέχη, να δημιουργήσει τις καλύτερες συνθήκες για την επίλυση στρατηγικών και μακροπρόθεσμων καθηκόντων διαχείρισης. αύξηση της χωρητικότητας των χαμηλότερων επιπέδων· ενεργοποίηση του «ανθρώπινου παράγοντα», αυξάνοντας το ενδιαφέρον των εργαζομένων.

Το καθήκον ενός σύγχρονου μάνατζερ είναι η ανάγκη να κυριαρχήσει στις αρχές της αποτελεσματικής διαχείρισης των ψυχικών και δημιουργικών ικανοτήτων των εργαζομένων του οργανισμού. Η λύση σε αυτό το πρόβλημα μπορεί να είναι η χρήση της διαχείρισης χρόνου.

Προς το παρόν, κάθε ηγέτης θα πρέπει να προσπαθεί να οργανώνει τον χρόνο του και τον χρόνο των υφισταμένων του με τέτοιο τρόπο ώστε οι στόχοι να επιτυγχάνονται σε σύντομο χρονικό διάστημα και με το χαμηλότερο κόστος.

Η διαχείριση χρόνου (time management) νοείται ως οποιαδήποτε ενέργεια ή διαδικασία εκπαίδευσης ουσιαστικού ελέγχου του χρόνου που μπορεί να αφιερωθεί σε δραστηριότητες που αυξάνουν σκόπιμα την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητα.

Θεωρώντας τη διαχείριση χρόνου ως σύστημα διαχείρισης χρόνου, διακρίνονται τα ακόλουθα στοιχεία: ανάλυση του χρόνου εργασίας που χρησιμοποιείται. διαμόρφωση μιας στρατηγικής με βάση τα αποτελέσματα της ανάλυσης· τον καθορισμό ενός στόχου που σχεδιάζει να επιτύχει ο ηγέτης όταν χρησιμοποιεί τεχνολογία διαχείρισης χρόνου· προγραμματισμός του χρόνου εργασίας κατά προτεραιότητες· δραστηριότητα που αντιστοιχεί στις προγραμματισμένες δράσεις· δημιουργία μεθόδων για την καταπολέμηση των αιτιών της ακατάλληλης χρήσης του χρόνου εργασίας· παρακολούθηση της επίτευξης του στόχου, η υλοποίηση των σχεδίων, η περίληψη των αποτελεσμάτων (Εικόνα 1) .

Εικόνα 1 - Διαχείριση χρόνου ως σύστημα διαχείρισης χρόνου

Αυτά τα στοιχεία σας επιτρέπουν να μειώσετε τον χρόνο που απαιτείται για την υλοποίηση σημαντικών υποθέσεων.

Με βάση τους βασικούς κανόνες διαχείρισης χρόνου, μπορούμε να διακρίνουμε τις βασικές αρχές της διαχείρισης χρόνου για τους μάνατζερ:

Προτεραιοποίηση, δηλ. όταν η δομή εκδηλώσεων και η διανομή ενέργειας σάς επιτρέπει να κάνετε όσο το δυνατόν περισσότερα επείγοντα και σημαντικά πράγματα, ενώ μπορείτε να καταφύγετε στην ανάθεση εξουσιών στους υπαλλήλους, αλλά μην ξεχνάτε τους κανόνες για την ανακατανομή των εργασιών.

Η αποσύνθεση της εργασίας συνδέεται με την αποσύνθεση σύνθετων στόχων και στόχων σε μικρότερους και απλούστερους, γεγονός που βοηθά στην εξεύρεση αποδεκτών λύσεων στο αρχικό πρόβλημα.

Η αρχή της ευαισθητοποίησης αποσκοπεί στο να συστήσει στον διευθυντή να έχει ένα κυκλόγραμμα για τη συλλογή πληροφοριών σε όλους τους τομείς δραστηριότητας.

Η αρχή της απόλυσης όταν είναι απαραίτητο να διατεθεί από το συνολικό χρόνο εργασίας ένα μέρος που μπορεί να είναι απαραίτητο κατά τη διάρκεια σημαντικών συναντήσεων, διαπραγματεύσεων, συναντήσεων κ.λπ., γεγονός που αποφεύγει τις συνθήκες έλλειψης χρόνου.

Η αρχή της εναλλαγής σάς επιτρέπει να αποφύγετε τη συναισθηματική υπερένταση κατά την εκτέλεση μακροπρόθεσμων και βραχυπρόθεσμων εργασιών με τη μέθοδο της εναλλαγής.

Η αρχή της ανάλυσης. Κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας, ο διευθυντής πρέπει να αναλύσει τη δουλειά που έχει γίνει και την επερχόμενη εργασία, να κάνει προσαρμογές και να αναπτύξει ένα περαιτέρω σχέδιο εργασίας.

Οι παρατιθέμενες αρχές απαρτίζουν μια μακριά από την πλήρη λίστα συστάσεων διαχείρισης χρόνου, ωστόσο, η χρήση ακόμη και ορισμένων σημείων σάς επιτρέπει να αυξήσετε την παραγωγικότητα της εργασίας και να μειώσετε την κατανάλωση ενέργειας.

Έτσι, η κατάκτηση και η συνειδητή εφαρμογή τεχνικών αυτοδιαχείρισης από έναν ηγέτη μπορεί να αυξήσει σημαντικά τις δημιουργικές και επαγγελματικές δυνατότητες, λόγω της ορθολογικής κατανομής του χρόνου. Η εφαρμογή των αρχών της διαχείρισης χρόνου συμβάλλει στη βελτιστοποίηση του χρόνου εργασίας όχι μόνο για τον διευθυντή, αλλά και για τους υφισταμένους. Αυτό επιτυγχάνεται όταν ο διαχειριστής χρησιμοποιεί ανάθεση εξουσίας.

Διαχείριση χρόνου του κεφαλιού: από απλό σε σύνθετο

Πριν από περίπου έξι μήνες, ένα συγκεκριμένο επιχειρηματικό περιοδικό, που δίνει την εντύπωση ενός αξιοπρεπούς :))), παρήγγειλε ένα άρθρο από εμένα. Το άρθρο προοριζόταν για «σοβαρά στελέχη» και έπρεπε να τα διαφωτίσει σχετικά με το τι είναι η «σωστή εταιρική διαχείριση χρόνου».

Έγραψα το άρθρο και το υπέβαλα εγκαίρως, αλλά δεν δημοσιεύτηκε ποτέ. Γιατί; Αγνωστος! (για τα χειρόγραφα παραδοσιακά "δεν ελέγχονται και δεν επιστρέφονται"). M.b. οι συντάκτες θα συνέλθουν, αλλά τέτοια κείμενα τείνουν να ξεπεραστούν. Ως εκ τούτου, αποφάσισα να δημοσιεύσω ένα άρθρο εδώ στο blog. Διαβάστε για υγεία!

Κατά τη βαθιά μου πεποίθηση,διαχείριση χρόνου, ως ένα είδος ανεξάρτητης τεχνολογίας, σήμεραήδη εκτός μόδας . Η κορύφωση του ενδιαφέροντος για τη διαχείριση χρόνου παρατηρήθηκε πριν από 5-10 χρόνια. Όμως στις μέρες μας η διαχείριση χρόνου δεν επικρίνεται μόνο από τεμπέληδες.

Πρώτον, σε κανέναν δεν αρέσει περίεργη φράση "διαχείριση χρόνου", κυριολεκτικά μεταφράζεται στα ρωσικά ως "διαχείριση χρόνου". Φυσικά, ο χρόνος (όπως και το σύμπαν, ο χώρος κ.λπ.) μπορούν να ελεγχθούν μόνο από πολύ προχωρημένους ασθενείς ψυχιατρικών κλινικών.

Στη «διαχείριση χρόνου» υπάρχει ένα είδος πονηρής αντικατάστασης των εννοιών: μαθαίνουμε να μην διαχειριζόμαστε τον χρόνο, αλλά διαχειρίζεται τον εαυτό του, τις ενέργειές του σε σχέση με (λαμβάνοντας υπόψη) τον χρόνο. Η διαχείριση χρόνου αφορά την αύξηση της αποτελεσματικότητάς μας με την πάροδο του χρόνου.

Η αποτελεσματικότητα με την πάροδο του χρόνου μπορεί επίσης να αποκρυπτογραφηθεί ως ταχύτητα, ταχύτητα(πετύχουμε τους στόχους μας πιο γρήγορα από πριν) και πώς παραγωγικότητα, απόδοση(λαμβάνουμε περισσότερα αποτελέσματα ανά μονάδα χρόνου).

Θα ήταν πιο σωστό να θεωρήσουμε τη «διαχείριση χρόνου» (αφού ένας τέτοιος όρος έχει καθοριστεί ιστορικά) ως τμήμα αυτοδιαχείρισης; ως απλώς ξεχωριστές τεχνικές που στοχεύουν στην αύξηση της αποτελεσματικότητας με την πάροδο του χρόνου.

Δεύτερον, το να είσαι αποτελεσματικός, να «κρατάς τα πάντα στον χρόνο» είναι, φυσικά, υπέροχο... Αλλά για κάποιο λόγο, τίποτα σε κανένα βιβλίο, ούτε σε καμία εκπαίδευση για τη διαχείριση χρόνου δεν μιλάει για τα όρια και το τίμημα της αποτελεσματικότητας. Υπάρχει ένα είδος παράδοξο αποτελεσματικότητας"- όσο περισσότερα καταφέρνουμε να κάνουμε, τόσο περισσότερα νέα καθήκοντα αντιμετωπίζουμε. Τι είναι όμως στο τέλος αυτής της διαδρομής;

Στο τέλος μιας αλόγιστης αύξησης της προσωπικής αποτελεσματικότητας - κόπωση, απογοήτευση, εξάντληση, μείωση μετατόπισης. Στα πολλά χρόνια που είμαι σύμβουλος, ξέρω ήδη πόσο εύκολο είναι να εντοπίσεις το άτομο με την πιο «απόδοση» σε έναν οργανισμό. Συνήθως αυτός είναι αυτός με την πιο κουρασμένη εμφάνιση και του οποίου ο φόρτος εργασίας είναι αρκετές φορές μεγαλύτερος από αυτόν του υπόλοιπου «αναποτελεσματικού» προσωπικού.

Έχω συναντήσει επανειλημμένα το γεγονός ότι οι απλοί υπάλληλοι του οργανισμού, έχοντας δει αρκετά πώς εργάζεται σκληρά ο «αποτελεσματικός» ηγέτης τους, απλώς άρχισαν να σαμποτάρουν οποιοδήποτε εκπαιδευτικό πρόγραμμα που σχετίζεται με την αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας. Αντιλαμβάνονταν τη διαχείριση του χρόνου ως ένα είδος «υδραγωγείου» που ο ηγέτης προσπαθεί να τους επιβάλει.

Επίσης παρατήρησα αρκετά αποτελεσματικούς ηγέτες(Γράφω χωρίς εισαγωγικά, γιατί αυτοί είναι πραγματικά πολύ οργανωμένοι και επιτυχημένοι άνθρωποι) που βίωσαν μια περίοδο «θυελλώδης αγάπης» για τη διαχείριση του χρόνου και άλλες μεθόδους αύξησης της προσωπικής αποτελεσματικότητας. Στη συνέχεια όμως απογοητεύτηκαν με αυτές τις μεθόδους και «κάηκαν». Απλώς κατάλαβαν ότι: «Δεν μπορείς να ξανακάνεις όλη τη δουλειά, όσο και να προσπαθείς!». Η αποτελεσματικότητα στο χρόνο γίνεται πολύ λιγότερο σημαντική για αυτούς από την αποτελεσματικότητα στις σχέσεις, τις αξίες κ.λπ.

Τρίτον, υπάρχουν όλο και περισσότερες περιπτώσεις αποτυχημένης εφαρμογής εταιρική διαχείριση χρόνου. Ο κύριος λόγος για αυτό είναι η παρανόηση των διαφορών μεταξύ της προσωπικής (ατομικής) διαχείρισης χρόνου και της οργανωτικής (εταιρικής) διαχείρισης χρόνου. Με άλλα λόγια, μας προσφέρεται να διαχειριστούμε την αποτελεσματικότητα του οργανισμού διαχρονικά με τον ίδιο τρόπο όπως η προσωπική αποτελεσματικότητα με την πάροδο του χρόνου. Φυσικά δεν βγαίνει τίποτα καλό από αυτό... Αλλά περισσότερα για αυτό παρακάτω.).

Μπορεί να διακριθεί τρία είδη(ή τρεις τύποι) διαχείριση χρόνου(TM): 1) ατομική (ή προσωπική)· 2) παιχνίδι ρόλων (ομαδικό). 3) οργανωτική (εταιρική).

Ατομικό ΤΜ- αυτές είναι οι δεξιότητες διαχείρισης του εαυτού του στον χρόνο ενός ατόμου. δεξιότητες, σαν να ήταν απολύτως ανεξάρτητος από τους άλλους και θα υπήρχε σε κάποιον ξεχωριστό δικό του κόσμο.

Είμαστε όλοι αυτόνομοι σε κάποιο βαθμό. ο καθένας μας έχει τη δική του ιδιωτική ζωή. κάποιους στόχους, έργα και δεσμεύσεις που κάνουμε αποκλειστικά «για τον εαυτό μας». Για παράδειγμα, αν θέλω να σπουδάσω ξένη γλώσσα, ή να χάσετε βάρος κατά 20 κιλά - αυτοί είναι οι προσωπικοί μου στόχοι. Πώς θα διαχειριστώ το χρόνο μου στη διαδικασία επίτευξης αυτών των ατομικών στόχων - αυτή θα είναι η προσωπική μου διαχείριση χρόνου.

Από προεπιλογή, ένα μεμονωμένο TM προορίζεται περισσότερο για ειδικούς σε "φιλελεύθερα επαγγέλματα" (ελεύθεροι επαγγελματίες, δημιουργικούς ανθρώπουςκ.λπ.), καθώς και για μεμονωμένους επιχειρηματίες και κορυφαία στελέχη. Οι κορυφαίοι μάνατζερ σε αυτή τη λίστα δεν ήταν τυχαίοι, γιατί. Υποτίθεται ότι (σε ​​σύγκριση με άλλους εργαζόμενους) έχουν πολύ μεγαλύτερη ελευθερία να διαχειρίζονται ανεξάρτητα τον χρόνο εργασίας τους.

Το 99% των βιβλίων και των εκπαιδεύσεων διαχείρισης χρόνου που γνωρίζω είναι αφιερωμένα στην εκπαίδευση/ανάπτυξη ατομικών δεξιοτήτων TM. Προφανώς, θεωρείται ότι ένα άτομο μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις δεξιότητες κατά βούληση τόσο στην προσωπική του ζωή όσο και στις επαγγελματικές του δραστηριότητες.

Λίστα βασικών ατομικών δεξιοτήτων TM(δεξιότητες, ικανότητες) είναι ανοιχτό, αλλά είναι υποχρεωτικό να συμπεριληφθούν σε αυτό οι ακόλουθες δεξιότητες αυτοοργάνωσης:

1) Η ικανότητα της λογιστικής και της αξιολόγησης του χρόνου που αφιερώνεται σε διάφορες εργασίες / δραστηριότητες.

2) Ικανότητα καθορισμού στόχων (η ικανότητα ορισμού στόχων, διατύπωσής τους, προσαρμογής κ.λπ.).

3) Η ικανότητα του προγραμματισμού (σε οποιαδήποτε χρονική κλίμακα, αλλά το πιο σημαντικό είναι η ικανότητα να προγραμματίζεις την ημέρα σου).

4) Η ικανότητα εκτέλεσης σχεδίων (η ικανότητα επιλογής περιπτώσεων προτεραιότητας, η ικανότητα λήψης αποφάσεων, η ικανότητα αναγνώρισης και υπέρβασης «σπατάλη χρόνου»).

5) Η ικανότητα της αποκατάστασης της δύναμης, της διατήρησης υψηλών επιδόσεων και κινήτρων («οδήγησε»).

Για καθεμία από τις αναφερόμενες προσωπικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου υπάρχουν πολλές τεχνικές. Η περιγραφή καθενός από τα «εργαλεία» θα απαιτούσε τη συγγραφή ενός στέρεου βιβλίου, οπότε εδώ είναι μόνο μερικά παραδείγματα:

1) Για παρακολούθηση χρόνουχρησιμοποιείται χρονοδιάγραμμα (φωτογραφία / αυτοφωτογραφία της εργάσιμης ημέρας, προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών για την καταγραφή του κόστους του χρόνου εργασίας), διάφορα είδη διαγραμμάτων και λίστες ελέγχου.

2) Για ο καθορισμός του στόχουχρησιμοποιούνται εργαλεία όπως SMART, CCCFT, GROW, πυραμίδες λογικών επιπέδων από τον R. Dilts, ανάλυση "goal X value" κ.λπ.

3) Για σχεδίασηχρησιμοποιούνται διάφορα είδη συστημάτων, τα οποία συνήθως αποκαλούνται με τα ονόματα των δημιουργών τους: σχεδιασμός «σύμφωνα με τη μέθοδο ALPA του L. Seivert», «σύμφωνα με τον Gleb Arkhangelsky», «σύμφωνα με το σύστημα GTD του D. Allen», «σύμφωνα με τη μέθοδο Stephen Covey», «χρησιμοποιώντας την πυραμίδα B .Franklin», «σύμφωνα με τη μέθοδο του P. Bregman», «σύμφωνα με την τεχνολογία του B. Moran» κ.λπ.

Συνήθως, κάθε τέτοιο σύστημα προγραμματισμού έχει αναπτύξει το δικό του ημερολόγιο, το οποίο μπορεί να αγοραστεί είτε με τη μορφή ενός οργανωτή χαρτιού είτε με τη μορφή προγράμματος υπολογιστή.

Ορισμένα συστήματα προγραμματισμού είναι αρκετά περίπλοκα γιατί περιλαμβάνουν την οικοδόμηση ενός πολυεπίπεδου συστήματος σχεδίων (από μακροπρόθεσμα έως καθημερινά). Υπάρχουν όμως και σχετικά απλά συστήματα προγραμματισμού (για παράδειγμα, το «Autofocus» του M. Forster), τα οποία βασίζονται σε συνηθισμένες λίστες υποχρεώσεων.

4) Για αποτελεσματική εκτέλεση του προγραμματισμένουχρησιμοποιούνται αρκετά διαφορετικές μέθοδοι. Για παράδειγμα, για την καταπολέμηση των "χρονικών καταβόθρων" μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικούς τρόπους οργάνωσης του χώρου εργασίας, περιορίζοντας τη ροή πληροφοριών ("").

Για την άμεση λήψη αποφάσεων (προσαρμογές σχεδίου κατά τη διάρκεια της ημέρας), χρησιμοποιούνται διαφορετικές τεχνικές ιεράρχησης εργασιών/υποθέσεων: ο πίνακας Eisenhower, η ανάδειξη «βασικών στόχων», ο κανόνας 80/20 (σύμφωνα με τον R. Koch) κ.λπ.

Ένας ξεχωριστός κλάδος μεθόδων συνδέεται με την αύξηση της πειθαρχίας της προσωπικής απόδοσης - την ανάπτυξη σωστών εργασιακών ρουτινών και τελετουργιών, την εδραίωση διαφόρων ειδών καλών συνηθειών.

5) Κ τεχνικές «ενέργειας».Η διαχείριση του χρόνου περιλαμβάνει τη συνεκτίμηση των προσωπικών βιορυθμών και την ικανότητα επιλογής του βέλτιστου χρόνου για την επίλυση μεμονωμένων προβλημάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας. ρυθμός στην εργασία, εναλλασσόμενες περιόδους εργασίας / ανάπαυσης (για παράδειγμα, ξεχωριστή τεχνικήεδώ - το λεγόμενο. ""); την ικανότητα εποικοδομητικής χαλάρωσης. την ικανότητα να ζεις μια ευέλικτη, ισορροπημένη ζωή κ.λπ.

Όπως μπορείτε να δείτε, η επιλογή των προσωπικών μεθόδων ΤΜ είναι εκτεταμένη. Ταυτόχρονα, δεν μπορεί να ειπωθεί ότι ορισμένες τεχνικές είναι καλύτερες, και κάποιες είναι χειρότερες. Ή ότι κάποιες μέθοδοι είναι πιο εύκολες και άλλες πιο δύσκολες. Στην προσωπική διαχείριση χρόνου, μόνο η ατομική συμβατότητα ενός ατόμου με μια συγκεκριμένη τεχνική είναι σημαντική. Για πολλά χρόνια δεν έχω βαρεθεί να επαναλαμβάνω: «Οι καλύτερες μέθοδοι διαχείρισης χρόνου είναι βολικές (και αποτελεσματικές) για εσάς προσωπικάμεθόδους!»

Διαχείριση χρόνου ρόλου- αυτό / επικοινωνίες με τους ανθρώπους γύρω μας. Δεν ζούμε σε κενό, η ζωή και η δουλειά μας συνδέονται με άλλους ανθρώπους. Αυτό σημαίνει ότι η αποτελεσματικότητά μας (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου) εξαρτάται από την ικανότητα να χτίζουμε τις σωστές σχέσεις με τους άλλους.

Σε κάθε είδους σχέση παίζουμε ένα συγκεκριμένο κοινωνικό ρόλο. είναι ένα σύνολο συναρτήσεων. ένα είδος λίστας ενεργειών και ενεργειών που απαιτούνται για τη διατήρησή του. Ο ρόλος του διευθυντή περιλαμβάνει, πρώτα απ 'όλα, τη διευθυντική επικοινωνία, κατά την οποία ο διευθυντής εκπαιδεύει και καθοδηγεί τους υπαλλήλους, θέτει καθήκοντα και παραγγέλνει, συντονίζει την εργασία, παρέχει ανατροφοδότηση κ.λπ.

Η κύρια ιδέα του ρόλου TM είναι ότι θα πρέπει να έχουμε αρκετό χρόνο για να εκτελέσουμε όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για να διατηρήσουμε το επιθυμητό σύστημα σχέσεων. Για παράδειγμα, ο επικεφαλής ενός οργανισμού θα πρέπει να έχει χρόνο τόσο για επικοινωνία με τους δικούς του υπαλλήλους όσο και για εξωτερικές επικοινωνίες. Θα πρέπει να έχει αρκετό χρόνο για τον ρόλο του ηγέτη, και για τον ρόλο του προπονητή, και για τον ρόλο του διαπραγματευτή κ.λπ. ( για παράδειγμα, το κλασικό του management G. Mintzberg προσδιορίζει 10 ρόλους ενός μάνατζερ).

Δεν είναι μυστικό ότι ο μεγαλύτερος σπατάλη χρόνου και εμπόδιο για την επίτευξη των στόχων μας είναι οι άλλοι άνθρωποι. Υπάρχουν πολλοί τρόποι να «κλέψουμε» τον χρόνο μας: να αποσπάσουμε την προσοχή «όχι για δουλειά». χειραγωγώ; χρησιμοποιήστε "αντίστροφη ανάθεση" κ.λπ. Από την άλλη, οι γύρω μας μπορούν να είναι όχι μόνο πολύτιμοι βοηθοί στην επίτευξη των στόχων μας. Κάποιες εργασίες μπορούν αντιπρόσωπος(και έτσι εξοικονομήστε χρόνο). Η ενέργεια μιας ομάδας ομοϊδεατών ανθρώπων ξεπερνά πάντα τη δύναμη ενός ατόμου. Επομένως, η παραγωγικότητα (δηλαδή η αποτελεσματικότητα στο χρόνο) της ομάδας είναι πάντα υψηλότερη από την παραγωγικότητα του ατόμου.

Η ικανότητα σε ρόλο ΤΜ σημαίνει, αφενός, την ικανότητα να σταματήσει (ελαχιστοποιήσετε) τις μη παραγωγικές σχέσεις και, αφετέρου, να χτίσετε ευρηματικές σχέσεις με άλλα άτομα.

Οι βασικές δεξιότητες του TM παιχνιδιού ρόλων περιλαμβάνουν:

1. Επιδεξιότητα αναγνώριση ρόλου(αυτές είναι οι απαντήσεις στις ερωτήσεις: Ποιος είμαι; Ποιοι κοινωνικοί ρόλοι ορίζουν το "εγώ" μου; Ποιοι ρόλοι έχουν προτεραιότητα - δηλαδή, πρέπει να τους αφιερώσω περισσότερο χρόνο; Τι ακριβώς πρέπει να κάνω για αυτό, ποιες λειτουργίες πρέπει να εκτελέσω ?)

2. Επιδεξιότητα δημιουργία σχέσεων πόρων(η σκόπιμη διαμόρφωση του δικτύου προσωπικών σας σχέσεων και επαγγελματικών σχέσεων, που θα γίνει «επιταχυντής» - θα αυξήσει την αποτελεσματικότητά σας με την πάροδο του χρόνου).

3. Επιδεξιότητα διατήρηση σχέσεων πόρων(οι σχέσεις είναι αμοιβαίες υποχρεώσεις που βασίζονται σε ρόλους, είναι ένα είδος "ανταλλαγής υπηρεσιών". Κάθε σχέση απαιτεί κόστος - συμπεριλαμβανομένου χρόνου - για τη διατήρησή τους και πρέπει να μπορείτε να βελτιστοποιήσετε αυτό το κόστος)

4. Επιδεξιότητα τερματισμός των σχέσεων(Πρέπει να είστε σε θέση να διακόψετε σωστά τις σχέσεις με αρνητικούς ανθρώπους που γίνονται ο "απορροφητής του χρόνου". Είναι σημαντικό να το κάνετε με τέτοιο τρόπο ώστε η ίδια η διακοπή των σχέσεων να μην οδηγεί σε ακόμη χειρότερες συνέπειες - συγκρούσεις, κρυφή εχθρότητα , αισθήματα ενοχής κ.λπ.).

Δυστυχώς, υπάρχουν πολύ λίγες μέθοδοι και τεχνικές διαχείρισης χρόνου με παιχνίδια ρόλων. Μερικές από αυτές τις μεθόδους αναπτύσσονται ακόμη, κάποιες είναι δανεισμένες από προπονητική, επιχειρηματική συμβουλευτική, ψυχοθεραπεία κ.λπ. Για παράδειγμα, για να αναλύσετε και να βελτιστοποιήσετε το σύστημα σχέσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το τροποποιημένο χάρτης ενδιαφερομένων(εργαλείο ανάλυσης ενδιαφερομένων που προτείνεται από τον E. Freeman στη στρατηγική διαχείριση) ή άλλες μεθόδους χαρτογράφησης κοινωνικών ρόλων.

Εταιρική διαχείριση χρόνου- αυτή είναι η βελτιστοποίηση των δραστηριοτήτων του οργανισμού σε σχέση με την παράμετρο χρόνου. Το αντικείμενο ελέγχου σε ένα προσωπικό ΤΜ είναι ο ίδιος ο άνθρωπος; το αντικείμενο ελέγχου στον ρόλο ΤΜ είναι σύστημα σχέσεωνμε άλλους ανθρώπους; αντικείμενο διαχείρισης στην εταιρική ΤΜ είναι του οργανισμού στο σύνολό του και των επιμέρους υποσυστημάτων του(οικονομικά, μάρκετινγκ, παραγωγή, προσωπικό κ.λπ.).

Κάθε μεμονωμένο υποσύστημα είναι συνήθως κυκλική επανάληψηβασικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Για παράδειγμα, στο μάρκετινγκ μπορεί κανείς να μιλήσει για κύκλος ζωής προϊόντος(προϊόν): από τη στιγμή της ανάπτυξής του μέχρι τη στιγμή της πλήρους απόσυρσης του προϊόντος από την αγορά. Παρομοίως, υπάρχουν κύκλους παραγωγής, οικονομικούς, διαχειριστικούς κ.λπ.Όλοι οι κύκλοι συνδέονται μεταξύ τους. Μεταφορικά, η οργάνωση μπορεί να θεωρηθεί ως ένας ρολόι, μέσα στον οποίο οι οδοντωτοί τροχοί περιστρέφονται, στενά συνδεδεμένοι μεταξύ τους. όπου η ταχύτητα περιστροφής κάθε τροχού καθορίζει την περιστροφή όλων των άλλων.

Στο βιβλίο του «Ένταξη» Ιτζάκ Αντίζεςορίζεται ως κυριο ΠΡΟΒΛΗΜΑοποιαδήποτε επιχείρηση αποσύνθεση των επιμέρους επιχειρηματικών συστημάτων. Οι αλλαγές σε διαφορετικά τμήματα (υποσυστήματα) του οργανισμού συμβαίνουν με διαφορετικές ταχύτητες. Επομένως, τα τμήματα έχουν διαφορετική «ηλικία». Για παράδειγμα, το μάρκετινγκ πρέπει να αλλάξει όσο το δυνατόν γρηγορότερα, παραμένοντας «για πάντα νέος». Ταυτόχρονα, το λογιστήριο τηρεί μια σταθερή τάξη που έχει καθιερωθεί εδώ και δεκαετίες, και συμπεριφέρεται σαν συντηρητικός «γέρος». Λόγω μιας τέτοιας διαφοράς στην «ηλικία» των επιχειρηματικών δομών στον οργανισμό, εμφανίζεται αποσύνθεση, καθίσταται αναποτελεσματική και κακώς διαχειριζόμενη.

Κατά τη γνώμη μου, αντί για "διάσπαση" θα ήταν πιο σωστό να χρησιμοποιήσουμε τον όρο " αποσυγχρονισμός" (ή "εκτός συγχρονισμού"). Αλλά η μεταφορά της "σύγκρουσης γενεών" που προκύπτει μεταξύ οργανωτικών δομών που φαίνεται να υπάρχουν σε διαφορετικές χρονικές στιγμές είναι πολύ επιτυχημένη με τον Adizes.

Στην αρχή του άρθρου ανέφερα ότι σήμερα υπάρχει ένα είδος υποκατάστασης εννοιών, όταν «εταιρική διαχείριση χρόνου» σημαίνει προσωπική διαχείριση χρόνου που προβάλλεται στον οργανισμό. Πώς εφαρμόζεται πιο συχνά η «εταιρική» διαχείριση χρόνου σήμερα; Πρώτον, διεξάγεται εκπαίδευση για τη διοίκηση και τους κορυφαίους ειδικούς. Σε αυτήν την εκπαίδευση, κατακτούν τις δεξιότητες και τα εργαλεία της προσωπικής (ατομικής!) αποτελεσματικότητας, για παράδειγμα, μαθαίνουν να προγραμματίζουν το χρόνο τους χρησιμοποιώντας το MS Outlook. Συνήθως τα κορυφαία στελέχη ενδιαφέρονται αρκετά για τη βελτίωση της προσωπικής τους αποτελεσματικότητας και η εκπαίδευση τελειώνει με έκρηξη.

Μετά από αυτό, προσφέρεται στους εκπαιδευόμενους να παρακινήσουν (διαδώσουν τον «βάκιλλο διαχείρισης χρόνου» γύρω από τον οργανισμό) όλους τους άλλους εργαζόμενους να μελετήσουν τη διαχείριση χρόνου. Είτε πετύχει είτε όχι, όλοι οι άλλοι υπάλληλοι εκπαιδεύονται επίσης σε προσωπικές δεξιότητες TM. Και για να μην ξεχνιούνται όσα έχουν μάθει, οι οργανισμοί εισάγουν το "TM-standard", το οποίο διατυπώνει κανόνες "εξοικονόμησης χρόνου" για τις εσωτερικές επικοινωνίες, τον καθορισμό εργασιών, τη διεξαγωγή συναντήσεων κ.λπ. Μετά από αυτό, θεωρείται ότι η «εταιρική διαχείριση χρόνου» έχει εφαρμοστεί με επιτυχία.

Εάν ο καθένας έχει αυξήσει την προσωπική του αποτελεσματικότητα με την πάροδο του χρόνου, τότε θεωρείται ότι ο οργανισμός έχει γίνει σίγουρα πιο αποτελεσματικός με την πάροδο του χρόνου. Είναι όμως όντως έτσι;

Παρεμπιπτόντως, τι εφαρμόζεται στην πραγματικότητα;Βλέποντας τον οργανισμό στο σύνολό του, το αποτέλεσμα της εφαρμογής μιας τυπικής «εταιρικής διαχείρισης χρόνου» αυτές είναι: 1) μερικώς παραγγελθείσες εσωτερικές επικοινωνίες. 2) ελαφρώς βελτιστοποιημένες διαδικασίες επιχειρησιακής διαχείρισης (καθορισμός εργασιών, έλεγχος κ.λπ.). 3) ελαφρώς βελτιωμένη (αυτοματοποιημένη χρησιμοποιώντας, ας πούμε, το MS Outlook) εσωτερική ροή εργασιών που σχετίζεται με τις εσωτερικές επικοινωνίες και τη λειτουργική διαχείριση. Και τέλος! Αλλά πόσο λύνουν αυτές οι μικρές βελτιώσεις παγκόσμιο πρόβλημααποσύνθεση (αποσυγχρονισμός) της επιχείρησης συνολικά;!

Κατά τη γνώμη μου, η αποτελεσματικότητα των επιχειρηματικών συστημάτων από άποψη χρόνου εξαρτάται από την εφαρμογή τεχνολογιών και μεθόδων που βασίζονται στη «μεθοδολογία ροής (ή διαδικασίας)». " Μεθοδολογία ροής"είναι μια αναπαράσταση της δυναμικής, των αλλαγών στην κατάσταση των οργανωτικών υποσυστημάτων με την πάροδο του χρόνου. "Ροή" είναι όταν υπάρχει μια αρχική κατάσταση του συστήματος "στην είσοδο", υπάρχει μια διαδικασία αλλαγής (στο χρόνο) και υπάρχει μια τελική κατάσταση του συστήματος "στην έξοδο". Τα χρονικά χαρακτηριστικά της "ροής" ενδέχεται να αλλάξουν, ακόμη και υπό τη διευθυντική μας επιρροή.

Για να μην είμαι πολύ αφηρημένος, θα δώσω μερικά παραδείγματα. Τι είναι μια "μεθοδολογία ροής", ας πούμε, στη διαχείριση προσωπικού? Αυτή είναι μια ιδέα της διαχείρισης προσωπικού ως logistics προσωπικού - δηλ. τι λέτε για" κύκλος ζωής των εργαζομένων", από τη στιγμή που προσλαμβάνεται και προσλαμβάνεται, μέχρι τη στιγμή που απολύεται. Στη συντριπτική πλειονότητα των περιπτώσεων (γιατί το κόστος προσέλκυσης, προσαρμογής και εκπαίδευσης κ.λπ. είναι αρκετά υψηλό), η διοίκηση του οργανισμού ενδιαφέρεται για " Κόψτε ταχύτηταη ροή του προσωπικού μέσω του οργανισμού.

Υπάρχουν πολλά συγκεκριμένα εργαλεία HR (τα οποία στην πραγματικότητα μπορούν να ονομαστούν «μέθοδοι διαχείρισης χρόνου HR») που έχουν σχεδιαστεί για να λύσουν το πρόβλημα της «επιβράδυνσης» της ροής προσωπικού. Για παράδειγμα, αυτά είναι προγράμματα συμβουλευτικής σταδιοδρομίας εντός του οργανισμού. Αυτά είναι επίσης της μόδας σήμερα προγράμματα για «αύξηση της πίστης και της συμμετοχής» του προσωπικού κ.λπ.

Στη διαχείριση παραγωγήςΗ "μεθοδολογία ροής" εκφράζεται με μεγαλύτερη σαφήνεια στην έννοια κύκλος παραγωγής(ο χρόνος παραγωγής του προϊόντος από την κυκλοφορία των πρώτων υλών έως την παραλαβή του τελικού προϊόντος). Το καθολικό καθήκον κάθε διαχείρισης παραγωγής είναι να μειώσει τη διάρκεια του κύκλου παραγωγής (δηλ. επιτάχυνση").

Υπάρχουν επίσης πολλές μέθοδοι και εργαλεία με τα οποία μπορείτε να «επιταχύνετε» τον κύκλο παραγωγής. Το εύρος αυτών των μεθόδων είναι ποικίλο: από τη μαθηματική μοντελοποίηση και τον υπολογισμό των εργασιών παραγωγής, έως τις απλές και πρακτικές τεχνικές Lean Production ("λιπαρή παραγωγή"· το λεγόμενο "σύστημα παραγωγής της Toyota" και οι σύγχρονες τροποποιήσεις του). Οι μέθοδοι με τις οποίες μπορείτε να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία παραγωγής εγκαίρως ("επιτάχυνση") μπορούν επίσης να ονομαστούν υπό όρους "μέθοδοι διαχείρισης χρόνου παραγωγής".

Επαναλαμβάνω ότι απολύτως οποιοδήποτε υποσύστημα του οργανισμού μπορεί να εξεταστεί από την άποψη της "μεθοδολογίας ροής" (πωλήσεις - από την άποψη " κύκλος ζωήςαγαθά", χρηματοδότηση - όσον αφορά τη διαχείριση χρηματοοικονομικών / ταμειακών ροών κ.λπ.). Και κάθε υποσύστημα θα έχει τις δικές του μεθόδους βελτιστοποίησης για τον παράγοντα χρόνο (δηλαδή τη δική του "διαχείριση χρόνου").

Επομένως, αν πούμε σχετικά με την πραγματική εταιρική διαχείριση χρόνου, τότε το κύριο καθήκον του ηγέτη είναι να συγχρονίσετε το σύστημα. Δηλαδή να οργανώσει την αλληλεπίδραση των οργανωτικών υποσυστημάτων μεταξύ τους με τέτοιο τρόπο ώστε κανένα από αυτά να μην «υστερεί» χρονικά, ή να «τρέχει μπροστά». Ο ηγέτης μοιάζει με ωρολογοποιό που εξασφαλίζει το καλύτερο δυνατό κράτημα των «τροχών» (οργανωτικά υποσυστήματα).

Ποιος μπορεί να το κάνει αυτό σε έναν οργανισμό; Δεν θα βρείτε την ειδικότητα "time manager" σε κανένα κατάλογο προσόντων. Επομένως, το κύριο καθήκον του εταιρικού TM (να συγχρονίσει τα υποσυστήματα του οργανισμού) συνήθως πέφτει στους ώμους του πρώτου προσώπου. Αλλά στην πραγματικότητα, ο κύριος «ωρολογοποιός» στην εταιρεία γίνεται συχνά ένας κορυφαίος μάνατζερ που (ανεξάρτητα από το πώς ονομάζεται επίσημα η θέση του) έχει ισχυρές δεξιότητες στην ανάλυση και σύνθεση συστήματος, είναι «γενικός από τον Θεό».

Ποιες μέθοδοι διαχείρισης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επίλυση του κύριου προβλήματος του εταιρικού TM; Θέλω να πω αμέσως ότι δεν υπάρχουν ειδικά εργαλεία "διαχείρισης χρόνου" εδώ, αλλά ήδη γνωστά εργαλεία στρατηγικής και διαχείρισης έργων. Για παράδειγμα, έχω δει πώς η εισαγωγή στο έργο της εταιρείας απλό διάγραμμα δικτύουβοήθησε στον «συγχρονισμό» διαφόρων τμημάτων, και κατά καιρούς βελτίωσε την αποτελεσματικότητα του οργανισμού έγκαιρα.

Εν κατακλείδι, θα ήθελα να πω ότι v σύγχρονη ΡωσίαΗ «εταιρική διαχείριση χρόνου» είναι ουσιαστικά ανύπαρκτη. Μπορούμε να μιλήσουμε μόνο για μεμονωμένα επιτυχημένα συμβουλευτικά έργα για «συγχρονισμό» επιχειρήσεων, ή για μεμονωμένες περιπτώσεις αποτελεσματικής «σύγχρονης» διαχείρισης εταιρειών.

Εάν σας άρεσε / βρήκατε αυτό το κείμενο χρήσιμο, φροντίστε να το κάνετε

Για τους ηγέτες, ο χρόνος είναι πάντα ένας σπάνιος πόρος. Οι εταιρείες δεν διαθέτουν ειδικό προϋπολογισμό για επιπλέον χρόνο και δεν μπορεί να προστεθεί όπως μέσα παιχνίδια στον υπολογιστή. Ποια τυπικά λάθη κάνουν οι μεγάλοι σκηνοθέτες κατά τον προγραμματισμό του χρόνου εργασίας τους; Τι πρέπει να προσέξετε περισσότερο και ποιες τεχνικές διαχείρισης χρόνου πρέπει να εγκαταλείψετε εντελώς;

Γιατί ο χρόνος είναι πάντα σε έλλειψη;

Κάθε ηγέτης αντιμετωπίζει καθημερινά μια σειρά από προβλήματα, εργασίες που απαιτούν προσοχή. Στον απλό καθημερινό κύκλο των ανησυχιών προστίθενται απρόβλεπτες συναντήσεις και γεγονότα, οι ειδοποιήσεις των οποίων έρχονται την τελευταία στιγμή. Οι συναντήσεις διαρκούν περισσότερο από τον αρχικό προγραμματισμό και οι εργαζόμενοι κάνουν ερωτήσεις που δεν σχετίζονται με τη συζήτηση. Όλα αυτά μπορούν να ονομαστούν οι ιδιαιτερότητες της εργασίας ενός ατόμου σε μια ηγετική θέση. Ωστόσο, πιθανότατα, αυτό σημαίνει ότι έγινε μεγάλος λάθος υπολογισμός στον προγραμματισμό.

Όπως διαπίστωσε το Harvard Business School, «Το μέσο στέλεχος ξοδεύει μία στις τρεις ώρες εργασίας κάνοντας απρόβλεπτες εργασίες και παρακολουθώντας απρογραμμάτιστα γεγονότα». Έτσι, συσσωρεύονται 13 ώρες εργασίας την εβδομάδα, που αρχικά δεν περιλαμβάνονταν στο ημερολόγιο, και που ώθησαν την επίλυση άλλων θεμάτων για αόριστο χρονικό διάστημα.

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι που οδηγούν σε μείωση της επιτυχίας τόσο της εταιρείας στο σύνολό της όσο και του ηγέτη της. Ο Kevin Kruse, συγγραφέας διαχείρισης χρόνου με τις μεγαλύτερες πωλήσεις και πρόεδρος της Kru Research, αποκαλεί τη διατήρηση των λιστών υποχρεώσεων αναποτελεσματική επειδή το να μην κάνεις κάτι οδηγεί σε απογοήτευση και, ως αποτέλεσμα, μείωση των κινήτρων. Συναντήσεις που αφορούν ένας μεγάλος αριθμόςεργαζομένων, γεγονός που οδηγεί σε αύξηση του χρόνου συζήτησης. Μεταξύ άλλων προβλημάτων στα βιβλία του, ο γκουρού διαχείρισης Peter Drucker σημειώνει την έλλειψη ελεύθερου χρόνου για την επίλυση προβλημάτων και την αυτοανάπτυξη του ηγέτη, καθώς και τη δυσπιστία ή την απροθυμία να αναθέσει ορισμένα από τα ζητήματα που έχει να αντιμετωπίσει ένας διευθυντής, αλλά ο υπάλληλος μπορεί να χειριστεί καλύτερα.

Αποτελεσματικότητα VS Διαχείριση χρόνου

Όλα όσα παραλείπει ο διευθυντής οδηγούν σε λάθος προγραμματισμού. Ο όρος εισήχθη το 1979 από τους Daniel Kahniman και Amos Tversky («Διαισθητική πρόβλεψη: προκαταλήψεις και διορθωτικές διαδικασίες»). Οι επιστήμονες έχουν καταλήξει στο συμπέρασμα ότι μερικές φορές οι προσδοκίες μας είναι υπερβολικά αισιόδοξες και δεν λαμβάνουν υπόψη την προηγούμενη εμπειρία στην επίλυση παρόμοιου προβλήματος, καθώς και την υποτίμηση του χρόνου.

Ακόμη και παλαιότερες κρίσεις για το χρόνο και τη χρήση του έγιναν στις σελίδες του The Economist το 1955. Ο Cyril Northcock Parkinson έγραψε ένα σατιρικό άρθρο που αργότερα ονομάστηκε «Νόμος του Πάρκινσον». Λέει ότι «η εργασία γεμίζει τον χρόνο που της διατίθεται». Αν δηλαδή εσείς έτοιμοςγράψτε μια επιστολή ή περιηγηθείτε στα κοινωνικά δίκτυα και ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗμέσα σε μια ώρα δηλαδή τόση ώραθα πρέπει να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες. Ο όγκος της εργασίας σε αυτή την περίπτωση δεν εξαρτάται από τον αριθμό των εργαζομένων που την εκτελούν. Αλλά η μείωση του χρόνου για αυτό το είδος δραστηριότητας κατά 6-7% δεν θα επηρεάσει σημαντικά την ποιότητα της εργασίας.

«Η εργασία γεμίζει τον χρόνο που της δίνεται». Αν δηλαδή εσείς έτοιμοςγράψτε ένα γράμμα ή περιηγηθείτε στα κοινωνικά δίκτυα και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για μια ώρα τόση ώραθα φύγεις.

Μια άλλη μελέτη επιστημόνων του Χάρβαρντ μιλά επίσης για το χρόνο που αφιερώνεται στην εργασία. Έδειξε ότι ο χρόνος που αφιερώνεις στη δουλειά δεν παίζει τέτοιο ρόλο. μεγάλο ρόλο. Δεν έχει σημασία αν ο διευθυντής περνά τρεις, 12 ώρες ή περισσότερες στο γραφείο. Είναι πολύ πιο σημαντικό για την παραγωγικότητα της εταιρείας όταν ο διευθυντής μπαίνει στην ουσία του θέματος όσο το δυνατόν καλύτερα, αντιμετωπίζει τις εργασίες πιο προσεκτικά.

Μια παρόμοια ιδέα εκφράζει ο Cal Newport στο βιβλίο του «Deep work» («Deep work»). Ο Newport γράφει ότι η διαχείριση του χρόνου γενικά δεν είναι τόσο σημαντική, ειδικά στην εργασία ρουτίνας. Είναι πολύ πιο σημαντικό να δίνετε σωστά προτεραιότητες. Η καθηλωτική εργασία σάς επιτρέπει να εστιάσετε σε συγκεκριμένες (ακόμα και στιγμιαίες) εργασίες και ταυτόχρονα να παραμένετε ευέλικτοι ως προς το πρόγραμμά σας, συνεχίζοντας να το τηρείτε.

Πώς ένας ηγέτης διαχειρίζεται το χρόνο του

Η ικανότητα διαχείρισης χρόνου για σκηνοθέτες και ηγέτες είναι πάντα ένα δίκοπο μαχαίρι. Είναι προφανές ότι υπάρχει ένας συγκεκριμένος και εξαντλητικός χρόνος, είναι επίσης σαφές ότι όσο υψηλότερη είναι η διευθυντική θέση, τόσο λιγότερος χρόνος χρειάζεται για την εκτέλεση εκείνων των εργασιών στις οποίες εμπλέκεται άμεσα ο ίδιος ο διευθυντής. Όπως γράφει ο Peter Drucker στο βιβλίο του The Effective Leader, τα κορυφαία στελέχη σπάνια διαθέτουν το 25% των ωρών εργασίας τους που μπορούν να αφιερώσουν στην εκτέλεση σημαντικών εργασιών που επηρεάζουν άμεσα την επιτυχία της εταιρείας. Το σε τι πηγαίνει το υπόλοιπο 75% είναι ξεκάθαρο από το φάσμα των προβλημάτων των διευθυντών, που περιγράφηκαν μερικές παραγράφους παραπάνω. Αλλά το ερώτημα δεν είναι πώς να τα κάνουμε όλα στο ένα τέταρτο του χρόνου εργασίας. Το κύριο ερώτημα είναι πώς να το χρησιμοποιήσετε πιο αποτελεσματικά;

Μια τεχνική που θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας είναι η ανάλυση χρόνου. Όπως σημειώνει ο Peter Drucker, για αυτό ο διευθυντής δεν χρειάζεται να καταγράφει ανεξάρτητα όλες τις προηγούμενες συναντήσεις και τις ολοκληρωμένες εργασίες, αυτή η εργασία μπορεί να γίνει από γραμματέα ή προσωπικό βοηθό. Η ανάλυση των αρχείων χρόνου θα οδηγήσει σε πιο γόνιμη κατανομή των υποθέσεων για την υλοποίηση μελλοντικών σχεδίων, καθώς ο πραγματικός χρόνος που αφιερώνεται στην εργασία δεν κατανέμεται πάντα όπως αναμένουμε. Συχνά υπάρχει μια πολύ μεγάλη απόκλιση.

Πώς να οργανώσετε αποτελεσματικά τον χρόνο

Μετά από μια γόνιμη ανάλυση του χρόνου, πρέπει να καταλάβετε πώς να το γεμίσετε. Ο Kevin Cruz πήρε συνεντεύξεις με περισσότερους από 800 επιχειρηματίες και CEOs και διαπίστωσε ότι η πιο αποτελεσματική μέθοδος είναι να περιοριστεί αυστηρά ο χρόνος που αφιερώνεται σε συγκεκριμένες και απρογραμμάτιστες εργασίες. Έτσι, ανώτερα στελέχη σημείωσαν ότι χρησιμοποιούν μπλοκ 15 λεπτών στην εργασία τους για να ολοκληρώσουν εργασίες (αποστολή επιστολών, επαγγελματικές κλήσεις κ.λπ.), ένα πρόγραμμα με αυστηρά καθορισμένο χρόνο (30 λεπτά για μια εβδομαδιαία συνάντηση, 20 λεπτά για την προβολή email , 10 λεπτά ανά τηλεφώνημα). Σύμφωνα με τον Peter Drucker, το να χωρίσεις δύσκολα δεν είναι τόσο αποτελεσματικό. Μιλά για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα κατά το οποίο η λύση του προβλήματος είναι πιο συστηματική, δηλαδή 90 λεπτά. Ο Kevin Cruz γράφει επίσης περίπου 90 λεπτά, αλλά θεωρεί αποτελεσματικά τα 25 και 60 λεπτά συγκεντρωμένης εργασίας που ακολουθείται από ένα διάλειμμα. Είναι αυτές οι προσωρινές ενότητες που σας επιτρέπουν να μην βαρεθείτε κατά τη διάρκεια της εργασίας.

Επιπλέον, ο Kevin Cruz στο βιβλίο «15 μυστικά διαχείρισης χρόνου. Πώς καταφέρνουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι να κάνουν τα πάντα; 15 μυστικά που γνωρίζουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι για τη διαχείριση χρόνου) συνιστά να προγραμματίζετε σημαντικές εργασίες για τις πρωινές ώρες που η παραγωγικότητα είναι υψηλότερη, καθώς και να αφήνετε προγραμματισμένο χρόνο αποθήκευσης για μη προγραμματισμένες συναντήσεις και να μην ακυρώνετε, αλλά να προγραμματίζετε εκ νέου σχέδια. Η Cruise συνιστά να αφιερώσετε τουλάχιστον άλλα 60 λεπτά σε μια πρωινή τελετουργία: να ξυπνάτε νωρίς, να έχετε ένα υγιεινό πρωινό, να ασκηθείτε, να παρακολουθείτε ειδήσεις ή να ακούτε podcast που θα βοηθήσουν στην αυτοβελτίωση.

1. Τι μπορώ να σταματήσω να κάνω;

2. Τι μπορώ να αναθέσω;

3. Τι μπορώ να κάνω διαφορετικά;

Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα βοηθήσουν στο μέλλον να αφαιρέσετε από τον εαυτό σας ορισμένες από τις εργασίες, η αποτυχία των οποίων δεν θα οδηγήσει σε επιδείνωση της απόδοσης ή τις οποίες ένας υφιστάμενος ή εσείς οι ίδιοι μπορείτε να εκτελέσετε καλύτερα.

Η εξάλειψη των μακροχρόνιων συναντήσεων και η μείωση του αριθμού των συμμετεχόντων μπορεί να συμβάλει στην αύξηση της παραγωγικότητας του διευθυντή. Αποκλείοντας «έξτρα» εργαζόμενους από τη συζήτηση, η ποιότητά του θα αυξηθεί σημαντικά. Εξίσου σημαντική είναι η κανονικότητα των συναντήσεων. Απαιτούνται μηνιαίες συναντήσεις για την κατάρτιση ενός σχεδίου ομάδας για τις επόμενες τέσσερις εβδομάδες και οι καθημερινές βραχυπρόθεσμες συναντήσεις καθορίζουν τις τρέχουσες εργασίες στις οποίες θα πρέπει να επικεντρωθούν σήμερα. Έτσι, η εστίαση της προσοχής της ομάδας κατανέμεται σε μια συγκεκριμένη εργάσιμη ημέρα και αυξάνεται η συνολική παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα των εργαζομένων και του διευθυντή.

Δεν μπορείς να μάθεις κάθε τεχνική ξεχωριστά. Οποιοδήποτε από τα μυστικά της αποτελεσματικότητας του ηγέτη βασίζεται σε συμπεριφορές και συνήθειες, η παρακολούθηση των οποίων βοηθά στον προγραμματισμό των τελετουργιών εργασίας με πιο δομημένο τρόπο.

ΜΕ πλήρης λίσταΜπορείτε να αρχίσετε να εφαρμόζετε τις χρήσιμες συνήθειες ενός αποτελεσματικού ηγέτη στο μάθημά μας διαχείρισης χρόνου.

Σε κάθε επιχείρηση, μεγάλη και μικρή, υπάρχουν διευθυντές που διοικούν άλλους ανθρώπους και λαμβάνουν μεγάλους μισθούς. Σχεδόν όλοι θέλουν να είναι ηγέτες, είναι κύρος και κερδοφόρο, ενώ υπάρχει η ευκαιρία να δουλέψεις με το κεφάλι σου και να βελτιωθείς. Ωστόσο, αυτό το επάγγελμα έχει αρνητικές πλευρές, ένα από τα οποία είναι περιορισμένου χρόνου. Το μικρότερο αφεντικό έχει τουλάχιστον 10 υφισταμένους και οι ΚΟΡΥΦΑΙΟΙ διευθυντές διαχειρίζονται χιλιάδες μόνο με άμεση υποταγή και οι υφισταμένοι έχουν ακόμη περισσότερους υφισταμένους.

Συνολικά, αποδεικνύεται ότι αν και δεν εργάζονται με τα χέρια τους, δεν εκτελούν μηχανική εργασία και χρειάζεται πολύ περισσότερος χρόνος για να εργαστούν από ό,τι για έναν απλό υπάλληλο.

Το πρόγραμμα εργασίας του διευθυντή είναι συνήθως ακανόνιστο, επομένως δεν μπορεί να περιμένει να έρχεται σπίτι την ίδια ώρα κάθε μέρα. Και παρόλο που η παρατυπία είναι δίκοπο μαχαίρι, επειδή εκτός από τις καθυστερήσεις στη δουλειά, μπορείτε να φύγετε νωρίς, η δεύτερη επιλογή συμβαίνει αρκετά σπάνια και τα αφεντικά μερικές φορές πρέπει να κάθονται στο γραφείο για μέρες και νύχτες, ταξινομώντας όλα τα είδη εγγράφων . Έτσι, μια τέτοια κατεύθυνση όπως η διαχείριση χρόνου για τους ηγέτες είναι αρκετά σημαντική για κάθε άτομο που είναι αφεντικό ή σκοπεύει να γίνει.

Εργασία και προσωπικός χρόνος!

Κάθε άτομο, συμπεριλαμβανομένου του αφεντικού, θα πρέπει να έχει τον προσωπικό του χρόνο, τον οποίο ξοδεύει στον εαυτό του και όχι στη δουλειά. Ακόμα κι αν σας αρέσει η θέση σας και είστε στην ευχάριστη θέση να εκπληρώσετε όλα τα καθήκοντα που σας έχουν ανατεθεί, και πάλι δεν πρέπει να σκέφτεστε τη δουλειά όλη την ώρα, τόσο στο γραφείο όσο και στο σπίτι.
Δεν θα μπορείτε να αποκαλείτε τον εαυτό σας απόλυτα επιτυχημένο άτομο εάν αφιερώνετε όλο τον ελεύθερο χρόνο σας υπογράφοντας και μελετώντας κάθε είδους έγγραφα και δεν μπορείτε καν να απολαύσετε υψηλούς μισθούς. Συνολικά, αποδεικνύεται ότι πρέπει να διαχωρίσετε τον χρόνο εργασίας και τον προσωπικό χρόνο, και αυτό μπορεί να γίνει χάρη στη διαχείριση χρόνου.

Τι είναι η διαχείριση χρόνου για τους ηγέτες;

1. Για αρχή, θα σας επιτρέψει να κάνετε περισσότερα στη δουλειά. Εάν πριν από αυτό μελετούσατε και υπογράφατε 100 έγγραφα την ημέρα, τότε χάρη στη σωστή διαχείριση χρόνου μπορείτε να αυξήσετε αυτή την τιμή κατά ενάμιση ή και δύο. Φυσικά, αυτό θα αυξήσει την αξία σας ως διευθυντής, θα ελευθερώσει χρόνο για άλλα πράγματα (για παράδειγμα, τους ελέγχους) και θα σας επιτρέψει να χειριστείτε πολύ μεγαλύτερο όγκο εργασίας από τους συναδέλφους σας.

1. Δεύτερον, η διαχείριση χρόνου για τους διευθυντές θα σας βοηθήσει να ελευθερώσετε τον προσωπικό σας χρόνο, επειδή θα έχετε χρόνο να ολοκληρώσετε όλες τις υποχρεώσεις στη δουλειά και δεν θα παίρνετε στοίβες εγγράφων στο σπίτι ή θα μείνετε στη δεύτερη βάρδια. Και μόνο τότε θα γίνετε ένας πραγματικά επιτυχημένος άνθρωπος, γιατί θα μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο στον εαυτό σας και την οικογένειά σας, να βγείτε έξω για να διασκεδάσετε και να ξοδέψετε ολόκληρο τον μισθό, που είναι σημαντικός για τους μεγάλους ηγέτες. Διαφορετικά, γιατί να δουλεύεις και να πληρώνεσαι καθόλου αν ξοδεύεις περισσότερη ενέργεια και ζεις ακριβώς το ίδιο με τους υφισταμένους σου.

Βασικοί κανόνες διαχείρισης χρόνου!

1. Ορίστε τον εαυτό σας αναπληρωτές και βοηθούς που θα κάνουν λιγότερο σημαντικές εργασίες για εσάς. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να υπογράψετε μερικές εκατοντάδες έγγραφα του ίδιου τύπου, τότε μπορείτε να εμπιστευτείτε τη μελέτη τους σε άλλους και να υπογράψετε μόνο σε επαληθευμένα έγγραφα. Έτσι εξοικονομείτε έως και 95% του χρόνου εργασίας. Απαραίτητη βέβαια είναι η επιλογή αναπληρωτών από υπεύθυνα άτομα που μπορούν πραγματικά να εκπληρώσουν τις υποχρεώσεις που τους ανατίθενται.
   Κατά κανόνα, οποιοσδήποτε μεγάλος μάνατζερ έχει πολλά άτομα σε άμεση υποταγή που ασχολούνται με παραστατικά, μικρολογιστικά κ.λπ. Όσο για τα μικρότερα αφεντικά, μπορεί να μην έχουν ομάδα, αλλά είναι επιθυμητό να έχουν βοηθούς.
   Αυτό μπορεί να γίνει και ανεπίσημα, απλά φέρνοντας μερικούς ικανούς υπαλλήλους πιο κοντά σας. Κατά κανόνα, κανείς από τους εργαζόμενους δεν θα αρνηθεί να εργαστεί στο αφεντικό, γιατί λάμπει για να προαχθεί.

1. Υπάρχουν πάντα στιγμές στη δουλειά που δεν υπάρχει τίποτα να κάνεις. Μπορεί να μην συμβαίνει συχνά, αλλά συμβαίνει. Και σε τέτοιες καταστάσεις, δεν πρέπει να συμμετέχετε σε ειλικρινείς ανοησίες. Σκεφτείτε τι άλλο θα χρειαστεί να κάνετε, τι μπορείτε να εκτελέσετε εκτός των άμεσων καθηκόντων σας κ.λπ. Σε ακραίες περιπτώσεις, αν είστε πολύ κουρασμένοι, μπορείτε να χαλαρώσετε σε μια άνετη καρέκλα, αλλά δεν χρειάζεται να περιπλανηθείτε πέρα ​​δώθε στο γραφείο και να αναζητήσετε κάτι να κάνετε.
   Η σιδερένια επιλογή είναι να οργανώσετε έναν αυθόρμητο έλεγχο. Απλά πάρε τον αναπληρωτή σου και πήγαινε στην επιχείρηση. Δεδομένου του γεγονότος ότι ακόμη και εσείς οι ίδιοι μάθατε για την επερχόμενη επιδρομή πριν από περίπου πέντε λεπτά, θα μπορέσετε να προλάβετε την όλη διαδικασία της δουλειάς ως έχει και να βγάλετε τα συμπεράσματά σας. Μάταια σίγουρα δεν θα ξοδέψετε αυτόν τον χρόνο, πιστέψτε με.

1. Η ικανότητα να δίνεις προτεραιότητα είναι η ικανότητα που διακρίνει έναν απλό άνθρωπο από έναν επιτυχημένο ηγέτη. Εάν δεν έχετε χρόνο να κάνετε όλα όσα χρειάζεστε, τότε πρέπει να επιλέξετε επιδέξια αυτό που είναι πιο σημαντικό. Κάποιες εκδηλώσεις μπορεί να περιμένουν, αλλά αν δεν στείλετε έγκαιρα αναφορά στην εφορία, τότε αύριο μπορεί να έχετε απρόσκλητους επισκέπτες.
   Συνολικά, θα πρέπει να καταλάβετε ποια επιχείρηση είναι πιο σημαντική και σε ποια πρέπει να γίνει αυτή τη στιγμήκαι ποια μπορεί να περιμένει. Το δεύτερο, παρεμπιπτόντως, μπορείτε να το εμπιστευτείτε με ασφάλεια στους αναπληρωτές σας.

1. Εκτός από όλα αυτά, δεν πρέπει να ξεχνάτε το δικό σας κίνητρο. Εάν σας αρέσει η δουλειά σας και την κάνετε πρόθυμα, θα εργαστείτε πολλές φορές πιο παραγωγικά από ένα αφεντικό χωρίς κίνητρα. Και αν δεν έχετε κίνητρο και επιθυμία να εργαστείτε, εάν περιοδικά πέφτετε σε κατάθλιψη (πράγμα απαράδεκτο για ένα αφεντικό), τότε θα πρέπει να σκεφτείτε να αλλάξετε δουλειά, γιατί δεν θα πετύχετε μεγάλη επιτυχία στο ίδιο μέρος. Και παρόλο που θα πληρώνεστε λιγότερο σε ένα νέο μέρος, θα έχετε πολύ περισσότερες ευκαιρίες για επαγγελματική ανάπτυξη και αυτοπραγμάτωση.

Δεν χρειάζονται αυστηρά σχέδια!

Μην νομίζετε ότι για να διαθέσετε ορθολογικά τον χρόνο σας, πρέπει να κάνετε αυστηρά σχέδια χωρίς εναλλακτικές για συμπεριφορά. Όχι και πάλι όχι!
Είστε το αφεντικό και είναι στο χέρι σας να αποφασίσετε τι θα κάνετε αυτή τη στιγμή. Μπορείτε να αλλάξετε το σχέδιο ανά πάσα στιγμή κατά την κρίση σας, εάν το απαιτούν οι περιστάσεις. Το μέγιστο που πρέπει να κάνετε είναι να σχεδιάσετε έναν αριθμό εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν σε μια ημέρα, εβδομάδα ή μήνα, αλλά εσείς καθορίζετε τη σειρά με την οποία εκτελούνται οι εργασίες, με βάση τη συγκεκριμένη κατάσταση.
Όπως έγραψα σε προηγούμενα άρθρα, ένα άτομο δεν μπορεί να πετύχει εάν ολόκληρη η ζωή του πηγαίνει σύμφωνα με ένα αυστηρό σχέδιο και οι διευθυντές δεν αποτελούν εξαίρεση.

Επίλογος…

Στο τέλος, θέλω να προσθέσω ότι για τη διαχείριση χρόνου για τους μάνατζερ, σημαντική είναι και η εξουσία του ίδιου του αφεντικού. Όσο περισσότεροι υφιστάμενοι σας σέβονται, τόσο πιο γρήγορα και καλύτερα θα εκτελούν τις εντολές σας και τόσο λιγότερο χρόνο θα αφιερώνετε στον έλεγχο. Μπορείτε να κερδίσετε τον σεβασμό με πολλούς τρόπους, τους οποίους απαρίθμησα σε ένα από τα προηγούμενα άρθρα μου. Και όταν έχετε εξουσία, μπορείτε να διαχειριστείτε τους ανθρώπους πιο αποτελεσματικά και να εξοικονομήσετε έως και 50% του χρόνου εργασίας σας.