Σύστημα αποθήκευσης εγγράφων στο σπίτι. Πώς να οργανώσετε έγγραφα στο σπίτι

Οργανωμένη αποθήκευση του «ιστορικού» της οικογένειάς σας σημαίνει τη διατήρησή τους σύμφωνα με ορισμένους κανόνες. Σε αυτό το άρθρο, θα περιγράψουμε εν συντομία 5 απλά βήματα που θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε το «οικογενειακό αρχείο» εγγράφων και φωτογραφιών σας και να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να βρείτε εύκολα το αντικείμενο που χρειάζεστε εάν το χρειάζεστε.

Βήμα 1. Συλλέξτε τα πάντα σε ένα μέρος

Πριν ξεκινήσετε την αρχειοθέτηση του ιστορικού ή των οικογενειακών σας αρχείων, πρέπει να προσδιορίσετε ένα αρκετά ευρύχωρο μέρος (δωμάτιο). Εδώ μπορείτε να συλλέξετε όλα όσα ψάχνετε μαζί. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε όλα τα πράγματα ταυτόχρονα και να μην βιαστείτε στο σπίτι για να αναζητήσετε αυτό ή εκείνο το έγγραφο, άλμπουμ φωτογραφιών, αναμνηστικά κ.λπ. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να ακολουθείτε τον κανόνα: εάν τα πράγματα είναι τοποθετημένα σε συγκεκριμένους φακέλους, κουτιά ή φακέλους, φυλάξτε τους πρώτα εκεί που ήταν αρχικά. Αν και ορισμένα από αυτά τα κουτιά, οι φάκελοι και οι φάκελοι γεμίστηκαν χωρίς καμία οργάνωση, τα περισσότερα από αυτά ήταν σίγουρα γεμάτα με ένα συγκεκριμένο νόημα. Για παράδειγμα, ένας φάκελος περιέχει φωτογραφίες μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας, τόπου, εκδήλωσης κ.λπ.

Έτσι, το πρώτο βήμα είναι να εξοικειωθείτε με τα περιεχόμενα κάθε φακέλου, φακέλου, κουτιού. Στις περισσότερες περιπτώσεις, πιθανότατα θα συναντήσετε μια περίπτωση όπου τα πράγματα κατέρρευσαν χωρίς κανένα σύστημα. Και το καθήκον σας τώρα είναι να επιλύσετε αυτό το χάος και να καθορίσετε το μελλοντικό σύστημα αποθήκευσης για την καταλογογράφηση πραγμάτων.

Βήμα 2: Σάρωση εγγράφων και φωτογραφιών. Κρατήστε σημειώσεις, οργανώστε τα πράγματα ανά τύπο

Ομαδοποιήστε φωτογραφίες, έγγραφα, πράγματα με βάση τον τύπο, την ημερομηνία κ.λπ. Τακτοποιήστε τα με τη σειρά που επιλέγετε. Σημειώστε αμέσως σε ποιο «σωρό» συλλέγεται. Τώρα μπορείτε να ξεκινήσετε τη σάρωση φωτογραφιών και εγγράφων.

Κατά τη σάρωση εγγράφων και φωτογραφιών, τοποθετήστε αμέσως τις σαρώσεις τους στους κατάλληλους φακέλους στον υπολογιστή σας με την υποχρεωτική τήρηση της «ιεραρχίας» αυτών των φακέλων. Ονομάστε τον κοινόχρηστο φάκελο "Αρχείο οικογένειας" και δημιουργήστε ένα δέντρο ιεραρχίας μέσα σε αυτόν.

Βήμα 3. Επιλέξτε κουτιά, φακέλους και διοργανωτές για την αποθήκευση αντικειμένων

Ένα σημαντικό βήμα είναι η επιλογή του σωστού τύπου κουτιών και φακέλων για να φιλοξενήσετε τα ταξινομημένα σας αντικείμενα.

Συνιστάται να συλλέγετε φωτογραφίες σε άλμπουμ ανάλογα με το μέγεθος των φωτογραφιών και να τηρείτε αυστηρά τους αποδεκτούς κανόνες: κατά θέματα, ημερομηνίες, ηλικία του θέματος κ.λπ.

Σημαντικά χάρτινα έγγραφα σε κακή κατάσταση θα πρέπει να είναι πλαστικοποιημένα, έτσι θα διατηρηθούν περισσότερο από ένα αρχείο. Αλλά αν αυτό δεν είναι δυνατό, διπλώστε τα μέσα σε μια διαφανή λίμα μαζί με ένα φύλλο συνηθισμένου στεγνού χαρτιού, πιέστε τον αέρα και βάλτε τα αρχεία μέσα σκληρό φάκελο.
Επίσης αποθηκεύουν παλιά χαρτονομίσματα με ένα φύλλο καθαρού, στεγνού χαρτιού, έναν λογαριασμό ανά αρχείο. Υπάρχουν αρχεία στο μισό μέγεθος ενός κανονικού φύλλου. Χρησιμοποιούνται συνήθως από τους λογιστές για τραπεζικά αντίγραφα.

Ένα πολύ καλό μέρος για την αποθήκευση εγγράφων και φωτογραφιών είναι ειδικά ντουλάπια, ράφια ή κουτιά. Τα κουτιά αποθήκευσης πρέπει να είναι γερά, με σφιχτά καπάκια, διαφορετικά μεγέθη για αντικείμενα διαφορετικών μεγεθών.

Βάλτε φακελάκια σιλικαζέλ μέσα στα κουτιά για να αποφύγετε την υγρασία. Για ένα χάρτινο οικογενειακό αρχείο, η υγρασία και η ξηρότητα είναι οι νούμερο ένα εχθροί. Αντικείμενα ιδιαίτερης αξίας για εσάς θα πρέπει να φυλάσσονται σε θυρίδες.

Βήμα 4: Επιλέξτε ένα μέρος όπου πρόκειται να τοποθετήσετε πράγματα

Τώρα που ταξινομήσατε τα πράγματα και τα βάλατε στα κατάλληλα κουτιά, άλμπουμ κ.λπ., θα πρέπει να σκεφτείτε πού θα τα αποθηκεύσετε. Η πρώτη προτεραιότητα πρέπει να είναι η ασφάλεια των πραγμάτων. Τηρείτε τους ακόλουθους κανόνες αποθήκευσης:

Αποφύγετε χώρους αποθήκευσης όπως μια κρύα σοφίτα και ένα υγρό υπόγειο στο σπίτι.
Μην τοποθετείτε ντουλάπια με αντικείμενα κοντά σε σωλήνες νερού ή βροχή.
Μην αποθηκεύετε τίποτα σε μη θερμαινόμενα γκαράζ ή υπόστεγα.

Βήμα 5: Οικογενειακό αρχείο - μοιραστείτε έγγραφα και πράγματα με άλλα μέλη της οικογένειας

Εφόσον δεν θέλετε να επαναληφθεί ξανά το πραγματικά τιτάνιο έργο σας σε εσάς ή στα αγαπημένα σας πρόσωπα, κάντε δύο σημαντικά πράγματα:

τραβήξτε φωτογραφίες των περισσότερων αντικειμένων αποθήκευσης και μοιραστείτε φωτογραφίες με άλλα μέλη της οικογένειας.
δημιουργήστε μια κοινή βάση δεδομένων για όλα τα στοιχεία στον υπολογιστή. Για αυτό, είναι κατάλληλα τα τυπικά προγράμματα Excel, Access και άλλα.

Σώσει

Τα χρεόγραφα πρέπει να αντιμετωπίζονται με προσοχή, γιατί υπάρχουν πολλές δυσμενείς συνέπειες λόγω ζημιών. Θα χρειαστεί χρόνος για να ανακάμψει. Για να αποφευχθεί αυτό, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η σωστή αποθήκευση των εγγράφων στο σπίτι. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μεθόδους.

Χαρακτηριστικά αποθήκευσης

Η οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων στο σπίτι έχει τα δικά της χαρακτηριστικά. Θα πρέπει να φροντίζετε για την ασφάλεια. Τα χαρτιά πρέπει να είναι κρυμμένα από το οπτικό πεδίο και επίσης να προστατεύονται από ζημιές. Εάν στο σπίτι μένουν παιδιά, τότε τα έγγραφα πρέπει να τοποθετούνται έτσι ώστε να μην είναι προσβάσιμα σε αυτά. Μπορείτε να επιλέξετε χρηματοκιβώτια για το σπίτι, καθώς και ημιώροφους, επάνω ράφια ντουλαπιών.

Λάβετε υπόψη ότι η επιφάνεια εργασίας δεν είναι ασφαλές μέρος. Ο καφές ή τα ρεύματα που χύθηκε κατά λάθος μπορεί να καταστρέψουν τα χαρτιά. Αν όμως τοποθετηθούν σε κουτιά με κλειδί ή μυστικό πάτο, τότε αυτό θα προστατεύσει από ζημιές.

Πού να αποθηκεύσετε έγγραφα στο σπίτι; Υπάρχουν πολλές επιλογές, αλλά έχετε κατά νου ότι το μέρος πρέπει να είναι προσβάσιμο στον ιδιοκτήτη. Συχνά υπάρχουν περιπτώσεις που χρειάζεται επειγόντως να πάρετε κάποια χαρτιά. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, κάθε δευτερόλεπτο μετράει. Τώρα υπάρχουν λειτουργικά εσωτερικά στοιχεία για αυτό, συμπεριλαμβανομένων ειδικών κρυφών μνήμων. Είναι ράφια με συρτάρια, χρηματοκιβώτια, ψεύτικες πρίζες.

Ταξινόμηση εγγράφων

Οι εργασίες μπορούν να χωριστούν σύμφωνα με τα ακόλουθα κριτήρια:

Για διαμέρισμα. Εκεί θα φυλάσσονται αποδείξεις για νερό, φυσικό αέριο, ρεύμα.
Σύνδεση. Αυτή η ενότητα θα περιέχει συμβόλαια και αποδείξεις μέσω τηλεφώνου, τηλεόρασης και Διαδικτύου.
Πιστώσεις. Αυτό περιλαμβάνει συμβάσεις και ελέγχους.
Κοινωνικές υπηρεσίες. Εάν χρησιμοποιούνται οι υπηρεσίες αυτών των οργανισμών, τότε τα έγγραφα από αυτούς θα πρέπει να τοποθετούνται χωριστά.
Αντίγραφα. Συνιστάται να δημιουργείτε αντίγραφα εγγράφων σε ποσότητα 5 τεμαχίων. ακόμα καλύτερα να τα σαρώσετε.
Προσωπικά έγγραφα. Αυτό περιλαμβάνει διαβατήρια, πιστοποιητικά.
Το φάρμακο. Ξεχωριστά διπλώστε χαρτιά που σχετίζονται με την υγεία.
Φωτογραφίες. Πρέπει να τοποθετηθούν σε φάκελο.
οδηγίες και εγγυήσεις. Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε πάντα να βρείτε το σωστό χαρτί.
Έγγραφα που χρησιμοποιούνται σπάνια.

Τα έγγραφα μικρού μεγέθους έχουν συνήθως σκληρό εξώφυλλο. Εάν χρησιμοποιούνται συχνά, για παράδειγμα, διαβατήρια, πιστοποιητικά, τότε θα πρέπει να τα αποθηκεύσετε σε ένα μικρό φάκελο με διαχωριστικά.

Επιλογές αποθήκευσης εγγράφων

Με πολλά αξιόγραφα, τίθεται το ερώτημα, πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα στο σπίτι; Οι ιδέες μπορεί να είναι διαφορετικές, το κύριο πράγμα είναι ότι όλα διατηρούνται σε τάξη. Διαφορετικά, η αναζήτηση θα πάρει πολύ χρόνο.

Για αποθήκευση χρησιμοποιούνται χρηματοκιβώτια, φάκελοι, ντουλάπια. Τα χαρτιά πρέπει να τοποθετούνται σε αυτά σύμφωνα με το επιθυμητό κριτήριο: σκοπό, ημερομηνία ή τύπο. Αυτό θα διευκολύνει πολύ την εύρεση του χαρτιού που χρειάζεστε.

Φάκελοι

Ένας φάκελος για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι θεωρείται εξαιρετική επιλογή. Θα χωρέσει πολλά αρχεία με χαρτιά. Τα περισσότερα από αυτά τα προϊόντα έχουν μορφή Α4, επομένως είναι τέλεια για την αποθήκευση πιστοποιητικών, πιστοποιητικών, συμβολαίων.

Για ευκολία, μπορείτε να επισημάνετε έγγραφα με επιγραφές, για παράδειγμα, "εργασία", "τράπεζα", "κατοικία". Αυτό θα διευκολύνει πολύ την εύρεση απαιτούμενο έγγραφο. Μπορείτε να επισυνάψετε μια λίστα με όλο το περιεχόμενο στο πρώτο αρχείο. Συνιστάται να κολλάτε επιταγές και αποδείξεις σε φύλλα Α4. Είναι καλύτερα να διορθώσετε τη γωνία για να μην χαλάσετε το έγγραφο.

Χαρτοφύλακας

Η αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι μπορεί να πραγματοποιηθεί με χρήση ειδικού χαρτοφύλακα. Συνήθως έχει πολλά κλαδιά. Το προϊόν μπορεί να αγοραστεί σε χαρτοπωλείο. Αυτές οι συσκευές διατίθενται σε μια ποικιλία σχεδίων, συμπεριλαμβανομένων κλασικών αλλά και πρωτότυπων τύπων. Η επιλογή του σωστού θα είναι εύκολη.

Ένας φάκελος χαρτοφυλακίου για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι μπορεί να περιέχει διάφορα χαρτιά. Το μειονέκτημα είναι η αδυναμία περιστροφής σελίδων και δωρεάν περιήγηση. Επομένως, για ευκολία, είναι επιθυμητό να δημιουργηθούν επιγραφές και σημειώσεις.

Άλμπουμ φωτογραφιών

Η αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι είναι επίσης δυνατή σε αυτές τις συσκευές. Πρέπει να έχουν μαγνητικά φύλλα. Για παράδειγμα, μπορεί να περιέχουν αποδείξεις πληρωμής που δεν χρειάζονται κόλλα για να επισκευαστούν. Κάθε φύλλο θα έχει μια θέση για σημειώσεις, κάτι που είναι πολύ βολικό.

Φάκελοι

Οι χάρτινες "τσέπες" είναι εξαιρετικές για την αποθήκευση εγγράφων που πρέπει να αποστέλλονται στο αρχείο. Τέτοια χαρτιά σπάνια χρειάζονται, αλλά είναι πολύ νωρίς ή δεν θέλετε να τα πετάξετε. Μετά τη σήμανση, μπορείτε να το τοποθετήσετε σε ένα συρτάρι ή σε ένα ράφι.

Μπορείτε να φτιάξετε φακέλους μόνοι σας. Για αυτό, χρησιμοποιείται ισχυρό χαρτί, κόλλα και αξεσουάρ. Θα αποδειχθεί πρακτικό αν χρησιμοποιήσετε τη φαντασία σας και κάνετε τη δουλειά αποτελεσματικά. Με έναν τέτοιο φάκελο, δεν πρέπει να ανησυχείτε για την ακεραιότητα των χαρτιών.

κουτιά

Χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση πολλών πραγμάτων και τα έγγραφα δεν αποτελούν εξαίρεση. Μπορείτε να τοποθετήσετε πολλά χαρτιά σε αυτά, απλά πρέπει να τα τακτοποιήσετε σωστά για να βρείτε κάτι που χρειάζεστε ανά πάσα στιγμή. Συνιστάται να τα ταξινομήσετε εκ των προτέρων σε φακέλους.

Για να αποθηκεύσετε διαβατήρια, διπλωμάτες και άλλα μη τυποποιημένα έγγραφα σε σκληρά εξώφυλλα, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε έναν χοντρό φάκελο για αυτό. Πολλά άλλα αξεσουάρ κυκλοφορούν τώρα, πολλά από τα οποία είναι ακόμη και κλειδωμένα. Ένα κουτί για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι θεωρείται επίσης ένα βολικό πράγμα, καθώς προστατεύει τα χαρτιά από την ελεύθερη πρόσβαση.

Χρηματοκιβώτια

Τα χρηματοκιβώτια για το σπίτι θεωρούνται οι πιο αξιόπιστες συσκευές. Εκεί μπορείτε να τοποθετήσετε βιβλία εργασίας, χρήματα, γραμματόσημα. Ορισμένα σχέδια έχουν πολλά κελιά, τα οποία θα σας επιτρέψουν να τοποθετήσετε πολλά τιμαλφή.

Όταν αγοράζετε αυτήν τη συσκευή, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:

Όγκος, παρουσία ραφιών, ταμειακή θυρίδα.
Διαστάσεις, βάρος.
Θέα στο κάστρο.

Υπάρχουν χρηματοκιβώτια με ηλεκτρονικές κλειδαριές ή κλειδαριές, επομένως η αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι θα είναι ασφαλής. Ο κωδικός πρέπει να εισαχθεί μόνος σας. Το κόστος των χρηματοκιβωτίων που ανοίγουν με κλειδί είναι κάπως μικρότερο. Εάν πολλά άτομα θα έχουν πρόσβαση στη συσκευή, τότε θα πρέπει να επιλέξετε με κλειδιά.

Τα χρηματοκιβώτια έχουν πολλά ράφια που μπορούν να στερεωθούν σε διαφορετικά ύψη για εύκολη αποθήκευση των φακέλων. Ορισμένες συσκευές έχουν εσωτερικές θήκες για σφραγίδες. Θα πρέπει να επιλέξετε συσκευές με πιστοποιητικά, καθώς αυτό επιβεβαιώνει τη συμμόρφωσή τους με την ποιότητα.

Οι ειδικοί λένε ότι εάν αποθηκευτούν σωστά, τα έγγραφα όχι μόνο μπορούν να σας σώσουν σε περίπτωση αγωγής, αλλά κυριολεκτικά να σώσουν τη ζωή σας. Σχετικά με το πού, πόσο και για ποιους σκοπούς αποθηκεύονται σημαντικά έγγραφα και οικογενειακά αρχεία.

Καθημερινά ερχόμαστε αντιμέτωποι με έναν μεγάλο αριθμό εγγράφων: επιταγές, ιατρικά πιστοποιητικά και κάρτες, αποσπάσματα, πληρεξούσια και άλλα γραφειοκρατικά άχρηστα χαρτιά που δεν μπορούν να πεταχτούν και δεν υπάρχει χρόνος να τα διευθετήσουμε. Πώς να αποθηκεύσετε σωστά τα έγγραφα; Υπάρχει μια απλή συμβουλή: να είστε συνεπείς. Μην προσπαθήσετε να οργανώσετε όλα τα χαρτιά ταυτόχρονα. Διαχωρίστε αυτήν τη διαδικασία σε πολλά βήματα και ταξινομήστε τα έγγραφα όπως εμφανίζονται.

Συνιστάται η άμεση καταγραφή των αριθμών από διαφορετικές πληρωμές στο λογιστικό ημερολόγιο οικογενειακής λογιστικής (έως 10 λεπτά την ημέρα). Ακολουθήστε αυτήν τη συμβουλή και στο τέλος του μήνα δεν θα χρειάζεται να αθροίζετε μεγάλες στήλες με αριθμούς ενώ θα σκάβετε σε μια στοίβα επιταγών. Αυτό θα βοηθήσει να αποφευχθεί η συσσώρευση περιττών σκουπιδιών.

Αγοράστε φακέλους και φακέλους στο κατάστημα χαρτικών. Είναι βολικό να τοποθετήσετε τεκμηρίωση χωρισμένη σε διαφορετικές κατηγορίες σε αυτά. Μην πετάτε τα πάντα σε έναν φάκελο. Ξεχάστε τα κουτιά, γιατί κοιτάζοντας το κουτί, θα μπείτε στον πειρασμό να πετάξετε όλα τα έγγραφα αδιακρίτως σε αυτά.

Προσπαθήστε να κρατήσετε όλα τα χαρτιά σε ένα μέρος για να μην χαθούν και να είναι πάντα στο χέρι. Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε ένα ξεχωριστό κουτί που να είναι κλειδωμένο με ένα κλειδί. Είναι καλό εάν ένα μολύβι, ένα στυλό, μια γόμα, μια κολλητική ταινία, μια τρύπα, φάκελοι, συνδετήρες, ένα συρραπτικό και μια αριθμομηχανή βρίσκονται κοντά.

Πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα στέγασης

Τοποθετήστε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με θέματα στέγασης σε έναν αδιάβροχο πλαστικό φάκελο. ΜΕ ιδιαίτερη προσοχήανατρέξτε στις πράξεις πώλησης, επιβεβαιώνοντας την ιδιοκτησία ενός διαμερίσματος ή ενός σπιτιού. Περιλαμβάνουν επίσης σύμβαση μίσθωσης σε περίπτωση που νοικιάσετε δωμάτιο. Στον ίδιο φάκελο, μπορείτε να βάλετε πιστοποιητικά ιδιωτικοποίησης κατοικιών και ένα βιβλίο σπιτιού.

Πώς να αποθηκεύετε επιταγές και αποδείξεις

Γενικός κανόνας: οι επιταγές και οι αποδείξεις όλων των περισσότερο ή λιγότερο μεγάλων αγορών πρέπει να τηρούνται εντός 12 μηνών. Εάν ορισμένα είδη είναι εγγυημένα για περισσότερο από ένα έτος, κρατήστε απόδειξη πληρωμής σύμφωνα με την περίοδο που καθορίζεται στην κάρτα εγγύησης. Οι αποδείξεις πληρωμής για τις υπηρεσίες δικηγόρου, γιατρού, δασκάλου κ.λπ. πρέπει να φυλάσσονται για τρία χρόνια. Σε περίπτωση αντιδικίας και ανάγκης προσκόμισης του πρωτοτύπου, κάντε φωτοτυπίες των αποδείξεων και κρατήστε τις μαζί σας.

Πώς να αποθηκεύσετε έγγραφα βοηθητικού προγράμματος

Φροντίστε να τηρείτε τις συμφωνίες σύνδεσης για όλες τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας: ρεύμα, φυσικό αέριο, νερό, τηλέφωνο, ενδοεπικοινωνία, Internet, καλωδιακή τηλεόραση κ.λπ. Όλοι οι λογαριασμοί κοινής ωφελείας (αποδείξεις και στελέχη) πρέπει να τηρούνται εντός 5 ετών. Μετά από αυτό το διάστημα, μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτά.

Τρόπος αποθήκευσης ιατρικών αρχείων

Φυλάξτε τα ιατρικά αρχεία όλων των μελών της οικογένειας σε προσβάσιμο μέρος. Εάν προτιμάτε ιδιωτικές κλινικές, κρατήστε τα στελέχη απόδειξης. τουλάχιστον δύο χρόνια. Μπορεί να χρειαστούν κατά τη διάρκεια διαφόρων διαδικασιών και πληρωμών ασφάλισης. Μια κάρτα που δείχνει την ομάδα αίματος, την παρουσία αλλεργίας στα αντιβιοτικά και χρόνιες ασθένειεςΟ διαβήτης πρέπει να έχετε πάντα μαζί σας. Αφήστε το να βρίσκεται στο πορτοφόλι ή στο δίπλωμα οδήγησης. Μια κάρτα με τα παραπάνω στοιχεία μπορεί να σας σώσει τη ζωή εάν καταλήξετε στο νοσοκομείο ως αποτέλεσμα ατυχήματος.

Πώς να αποθηκεύσετε το διαβατήριο, την άδεια οδήγησης και το πιστοποιητικό γέννησής σας

Δημιουργήστε φωτοτυπίες του διεθνούς διαβατηρίου, του εσωτερικού διαβατηρίου, του πιστοποιητικού κυκλοφορίας του οχήματος, της άδειας οδήγησης και των πιστοποιητικών γέννησης. Θα σας φανούν χρήσιμα σε περίπτωση κλοπής ή απώλειας των πρωτοτύπων. Σύμφωνα με το νόμο, το πρωτότυπο πιστοποιητικό κυκλοφορίας πρέπει να έχετε μαζί σας ενώ οδηγείτε αυτοκίνητο και να το προσκομίσετε κατόπιν αιτήματος ενός επιθεωρητή κυκλοφορίας. Συμβουλή: μην αφήνετε την άδεια και το τεχνικό διαβατήριό σας στο αυτοκίνητο κατά την απουσία σας. Σε περίπτωση κλοπής ή καταστροφής του αυτοκινήτου, αυτό θα καθυστερήσει την πληρωμή της ασφάλισης.

Πού να αποθηκεύσετε τα οικογενειακά αρχεία και άλλα τιμαλφή

Οι περισσότεροι άνθρωποι κρατούν σημαντικά έγγραφα, τιμαλφή και οικογενειακά αρχεία στο σπίτι. Κάποιος κρατά ένα χρηματοκιβώτιο για αυτούς τους σκοπούς, αλλά πολλοί απλώς βάζουν χαρτιά σε ένα μέρος, ξεχνώντας ότι ούτε μια σιδερένια πόρτα ούτε ένα σύστημα συναγερμού μπορούν να εγγυηθούν την ασφάλεια των τίτλων σε περίπτωση κλοπής, πυρκαγιάς, πλημμύρας κ.λπ. Μπορεί να χρειαστεί η αποκατάσταση των χαρτιών πολύ χρόνο και ορισμένα οικογενειακά αρχεία δεν υπόκεινται καθόλου σε αποκατάσταση.

Το ασφαλέστερο μέρος για την αποθήκευση σημαντικών εγγράφων, οικογενειακών αρχείων και τιμαλφών είναι ένα χρηματοκιβώτιο ή αποθήκη. Αυτή η υπηρεσία παρέχεται από πολλές τράπεζες. Εάν είστε ικανοποιημένοι με τις συνθήκες για την ενοικίαση ενός κελιού και η ίδια η τράπεζα βρίσκεται κοντά, μη διστάσετε. Μια θυρίδα ασφαλείας είναι βολική και, το πιο σημαντικό, ασφαλή τρόποφροντίστε τα έγγραφα, ειδικά αν νοικιάζετε διαμέρισμα ή μένετε σε ξενώνα.

Καλημέρα σε όλους! Σήμερα, το θέμα μας θα είναι η αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι: πώς και πού να αποθηκεύσετε, πόσο καιρό πρέπει να κρατήσετε επιταγές, αποδείξεις, συμβόλαια και πολλά άλλα. Ελπίζω να σας ενδιαφέρει και να μπορείτε να βάλετε εύκολα τα πράγματα σε τάξη στα έγγραφα και τα χαρτιά του σπιτιού σας. Ετοίμασα: μια λίστα ελέγχου για την ταξινόμηση εγγράφων, συνδέσμους με διοργανωτές για την αποθήκευση εγγράφων και μερικές φωτογραφίες με ιδέες. Ας ξεκινήσουμε;

Τι συμβαίνει εάν η αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι δεν είναι οργανωμένη;

Αρχικά, ας σκεφτούμε, γιατί το χρειαζόμαστε; Τι νόημα έχει να περάσετε όλη την ημέρα οργανώνοντας την αποθήκευση εγγράφων στο διαμέρισμα. Και αυτό: θα απαλλαγείτε από το εξής «βλαβερό» καταβροχθίζοντας τον χρόνο, τον κόπο και την τάξη σας στο σπίτι. Και δεν χρειάζεται να μιλάμε για την επίτευξη ενός τέτοιου στόχου όπως η οργάνωση της τάξης στο σπίτι μια για πάντα.

Έτσι, οργανώνοντας σωστά την αποθήκευση των εγγράφων στο σπίτι, θα γλιτώσουμε από:

Μεγάλες αναζητήσεις σε πανικό για το επιθυμητό έγγραφο, όταν απομένουν λεπτά πριν την έξοδο ή την αποστολή τους.
Από τις καταπατήσεις των αγαπημένων μας: ίχνη από τον καφέ του συζύγου της, σχέδια παιδιών και δόντια κατοικίδιων.
Από το να σκουπίζουμε τα ράφια, τους επιτραπέζιους υπολογιστές μας.

Επιπλέον, όταν οργανώνουμε την αποθήκευση εγγράφων, πρέπει να φροντίζουμε να κάνουμε αντίγραφα ιδιαίτερα σημαντικών εγγράφων σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης, καθώς και να τα κρύβουμε από τα αδιάκριτα βλέμματα.

Δεν θα τα απαριθμήσω εδώ, για να μην τα προσελκύσω στη ζωή μου. (Είμαι τόσο δεισιδαίμων και πιστεύω ότι οι σκέψεις είναι υλικές, επομένως πρέπει να προσέχετε τι λέτε ή γράφετε).

Βήμα 1. Αξιολογήστε την κλίμακα της καταστροφής

Να ξεκινήσουμε?

Συγκεντρώστε όλα τα (ΟΛΑ) διαθέσιμα έγγραφα στο σπίτι που έχετε μπροστά σας.
Αξιολογήστε πόσο παραμελημένοι είναι οι φάκελοι και τα αρχεία σας.
Μέχρι στιγμής, χωρίστε τα σε δύο κατηγορίες: τρέχουσες και ληγμένες. !

Η κύρια δουλειά μου είναι να διατηρώ μια νόμιμη ιστοσελίδα και να βοηθάω τους πολίτες να βρουν δικηγόρο. Και ξέρετε ποιο είναι το βασικό πρόβλημα που εμποδίζει την πλειοψηφία να υπερασπιστεί τα δικαιώματά της στα δικαστήρια; Απώλεια χαρτιών και ξεθώριασμα επιταγών. Ξέρεις εκείνο το κόλπο των καταστημάτων, να τυπώνουν αποδείξεις σε χαρτί που ξεθωριάζει σε δύο μήνες για να μην μπορείς να χρησιμοποιήσεις την εγγύηση; Επομένως, παρακαλούμε, όσο τεμπέλης κι αν είστε, κάντε αντίγραφα αποδείξεων και καρτών εγγύησης για ακριβές αγορές.

Έτσι, αξιολογήσαμε τι γινόταν στα ντουλάπια μας. Ας προχωρήσουμε.

Βήμα 2. Ταξινόμηση

Έτσι, ταξινομούμε τα υπόλοιπα έγγραφα σύμφωνα με τον σκοπό τους:

Σημαντικό, τα προσωπικά έγγραφα (διαβατήριο, TIN, SNILS, πιστοποιητικό) αποθηκεύονται μόνιμα.
Τα έγγραφα ιδιοκτησίας πρέπει επίσης να φυλάσσονται επ' αόριστον.
Έγγραφα πληρωμής και αποδείξεις πληρωμής – αποθήκευση για 3 χρόνια.
Έγγραφα για μεταφορά - αποθηκεύουμε μέχρι να πουλήσουμε το αυτοκίνητο.
Έγγραφα για αγορές (επιταγές, κουπόνια) - μπορούν να διατηρηθούν όσο ισχύει η εγγύηση ή μέχρι την περαιτέρω μεταπώληση.
Πιστωτικά έγγραφα.
Έγγραφα για το παιδί. Ειδικά αν το παιδί είναι μικρό, τότε ετοιμάστε ένα φάκελο για μια γρήγορη λήψη των εγγράφων (πιστοποιητικό γέννησης και άλλα χαρτιά που ζητούνται περισσότερο).

Σε αυτό το στάδιο, δημιουργήστε αντίγραφα των πιο σημαντικών εγγράφων σας και βάλτε τα σε ΕΝΑ φάκελο. Ταξινομήστε τα πρωτότυπα ανάλογα με το σκοπό τους ή με τον τρόπο που σας βολεύει περισσότερο. Μπορεί να μοιραστεί μεταξύ των μελών της οικογένειας.

Όταν παρασύρθηκα με τις ιδέες του μινιμαλισμού και άρχισα να στριμώχνω το σπίτι, η ταξινόμηση και η οργάνωση της αποθήκευσης των εγγράφων ήταν ένα από τα πιο σημαντικά στοιχεία για μένα.

Βήμα 2.2. Ακαταστασία εγγράφων

Έλαβα την ακόλουθη λίστα με έγγραφα και χαρτιά που ήρθε η ώρα να πετάξω για να καθαρίσετε την επιφάνεια εργασίας από κάθε περιττό:

Επαγγελματικές κάρτες (μετέφερα όλες τις απαραίτητες επαφές στο τηλέφωνο, το οποίο αποθηκεύει τα πάντα στο cloud).
Επιταγές και αποδείξεις, των οποίων η παραγραφή έχει παρέλθει από καιρό.
Συμφωνίες μίσθωσης για διαμερίσματα στα οποία έμενα πριν.
Επιστολές με ειδοποιήσεις για αλλαγές στα προσωπικά δεδομένα.
Παλιά γράμματα, καρτ ποστάλ, φάκελοι. Δεν είμαι τόσο συναισθηματικός άνθρωπος για να τα αναθεωρήσω, και πάλι ψηφιοποίησα τα πιο πολύτιμα και τα φύλαξα στον υπολογιστή μου. Επιπλέον, θα μετακομίσω σύντομα και δεν χωρούσαν στην τεράστια ακαταστασία μου.
Προσχέδια εγγράφων, κατεστραμμένα αντίγραφα.

Επιπλέον, πιστεύω ότι σε αυτό το στάδιο μπορείτε επίσης να καθαρίσετε τον υπολογιστή.

Βήμα 3. Επιλέξτε μια μέθοδο και μια θέση για την αποθήκευση εγγράφων

Εδώ δεν θα ζωγραφίσω πολύ. Θα σας πω απλώς ποιες ιδέες για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι βρήκα.

Φάκελοι για αποθήκευση εγγράφων, φάκελοι χαρτοφυλακίου. Κάθε ένας από τους φακέλους μπορεί να αποδοθεί στην κατηγορία χαρτιών του.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα έγχρωμων αυτοκόλλητων και φακέλων για να επισημάνετε κατηγορίες εγγράφων. Μερικές φορές οι άνθρωποι φτιάχνουν μεγάλα ράφια με χωρίσματα, αλλά νομίζω ότι τα μικρά μας διαμερίσματα δεν μπορούν να το αντέξουν οικονομικά.

Κουτί αποθήκευσης εγγράφων με διαχωριστικά από χαρτόνι.

Ειδικά κουτιά σε ράφια από την Ikea.

Στη συνέχεια, αποφασίζουμε για την τοποθεσία αποθήκευσης.

Είναι σημαντικό για μένα να μην είναι διαθέσιμα προσωπικά έγγραφα σε αγνώστους, επισκέπτες και διάφορους επισκευαστές.

Τις περισσότερες φορές συναντώ την αποθήκευση εγγράφων στο επάνω μέρος ή αντίστροφα στο χαμηλότερο ράφι ή συρτάρι. Αν έχετε μικρά παιδιά, τότε τα πάνω είναι καλύτερα. Επιπλέον, τα έγγραφα δεν μπορούν να αποθηκευτούν σε υγρά ή ηλιόλουστα μέρη, σε μη μονωμένα μπαλκόνια και ημιώροφους σε σπίτια χτισμένα σε Σοβιετική ώρα(πάλι λόγω υγρασίας).

Όπως λέει και η παροιμία: Χωρίς ένα κομμάτι χαρτί - είσαι έντομο. Επομένως, κάθε σπίτι έχει μια μάζα από μια μεγάλη ποικιλία εγγράφων - από αποδείξεις πληρωμής υπηρεσιών έως πιστοποιητικά που επιβεβαιώνουν την ιδιοκτησία. Σε αυτό το άρθρο, προσπάθησα να καταλάβω πώς να αποθηκεύσετε σημαντικά χαρτιά χωρίς να θυσιάσετε τον χώρο σας.

Ανεξάρτητα από το πόσο σκληρά προσπαθούμε να απαλλαγούμε από τα περιττά έγγραφα εγκαίρως, παρόλα αυτά, πάντα έρχονται κάποιου είδους δηλώσεις, κάρτες εγγύησης, επιταγές, ειδοποιήσεις και χωρίς μια συγκεκριμένη σειρά, η ποσότητα του χαρτιού θα έφευγε. Ως εκ τούτου, χρειάζομαι σύστημα αποθήκευσης εγγράφων που θα επιτρέπει:

Αποθηκεύστε σημαντικά έγγραφα με άνεση
Ξεφορτωθείτε τα βουνά από περιττά χαρτιά
Αποφύγετε να τα χάσετε.

Αποθήκευση σημαντικών εγγράφων ανά τύπο

Για να καταλάβετε πώς και τι είναι καλύτερο για εμάς να αποθηκεύσουμε και να οργανώσουμε, σκεφτείτε διάφορες ταξινομήσεις εγγράφωνμε την οποία μπορούμε να συνεργαστούμε. Μία από αυτές τις ταξινομήσεις χωρίζει όλα τα έγγραφα θεματικά.

Οικογένεια(διαβατήρια, πιστοποιητικά, διαθήκες)
Ακίνητα και μεταφορές(έγγραφα για διαμέρισμα, τηλέφωνο, ρεύμα, σπίτι, εξοχικό, αυτοκίνητο)
Εκπαίδευση(βεβαιώσεις, διπλώματα, πιστοποιητικά)
Δουλειά(συμβάσεις, συνταξιοδοτικές αποταμιεύσεις, συμβάσεις, βιβλιάρια εργασίας)
Το φάρμακο(αποσπάσματα, εξετάσεις, ασφάλιση)
Κάρτες εγγύησηςκαι ελέγχους
Αλλα(συμβάσεις παροχής υπηρεσιών, ασφαλιστικές εκδηλώσεις).

κάθε φάκελο μπορεί να χωριστεί ανά κατοίκουςδιαμερίσματα, αν υπάρχουν πραγματικά πολλά έγγραφα και θα είναι πιο βολικό.

Έγγραφα για μακροχρόνια αποθήκευση

Υπάρχουν σημαντικά έγγραφα που πρέπει να κρατάμε όλη μας τη ζωή, αλλά υπάρχουν χαρτιά πουμπορεί να πεταχτεί μετά από μερικούς μήνες ως περιττό. Ανάλογα με αυτό, ορισμένοι φάκελοι πρέπει να ταξινομούνται πιο συχνά για να απαλλαγούμε από την περίσσεια.

Έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται ανά πάσα στιγμή(ληξιαρχική πράξη γάμου και άλλα οικογενειακά έγγραφα, πιστοποιητικό γέννησης, διπλώματα, πιστοποιητικά, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις, έγγραφα εξετάσεων, εξιτήρια από το νοσοκομείο, διαθήκες, συμβολαιογραφικάέγγραφα, συνταξιοδοτικά έγγραφα).
Έγγραφα που πρέπει να φυλάξετε όσο είστε ιδιοκτήτης ή εφόσον είναι ενημερωμένα(έγγραφα για ακίνητα, αυτοκίνητα, ιδιαίτερα σημαντικές και ακριβές αγορές, όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με την εργασία θα πρέπει να φυλάσσονται μέχρι τη συνταξιοδότηση)

Τιμολόγια αγοράς τιμαλφώνκαλύτερα να τα κρατήσετε όσο τα έχετε. Σε περίπτωση κλοπής, ατυχήματος ή ιδιοτροπιών της φύσης, αυτά τα έγγραφα θα χρησιμεύσουν ως αποδεικτικά στοιχεία για να λάβετε αποζημίωση. Συνιστάται επίσης να φωτογραφίζετε ιδιαίτερα πολύτιμα αντικείμενα.και αποθηκεύστε το στιγμιότυπο τους.

Τεκμηρίωση,που πρέπει να αποθηκευτούν για περισσότερο από ένα χρόνο(μερικοί εγγυητές, πιστοποιητικά, επιταγές, ιατρικά έγγραφα, αποσπάσματα)
Έγγραφα πουμπορεί να αποθηκευτεί έως και ένα χρόνο(Εγγυήσεις, πιστοποιητικά, επιταγές, κάποια συμβόλαια).

Σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφων κατά συχνότητα χρήσης

Τα έγγραφα που χρησιμοποιείτε σπάνια μπορείτε να τα διπλώσετε χωριστά και να τα τοποθετήσετε σε άλλο σημείο για να μην τα συναντήσετε.

χαρτί, οι οποίες χρειάζεται 2 με 5 φορές το χρόνο(ιατρικά έγγραφα, ασφάλιση)
Έγγραφα που χρειάζεται λιγότερο από μία φορά το χρόνο(εγγυητές, συμβόλαια)
Έγγραφα που πρέπει να είναι πάντα στο χέρι(διαβατήρια, έγγραφα αυτοκινήτου).

Τακτοποίηση εγγράφων: Save vs. πετάω

Έτσι, μπορείτε να δημιουργήσετε 4 φακέλους κάπου και να βάλετε άλλους 2 στον καθένα για έγγραφα που θα αποθηκευτούν για περισσότερο από ένα χρόνο και για βραχυπρόθεσμη αποθήκευση. Οι φάκελοι για βραχυπρόθεσμη αποθήκευση μπορούν να ταξινομηθούν μερικές φορές το χρόνο και να πετάξουν όλα τα περιττά.

παίξτε το με ασφάλεια

Φυσικά, τα πιο σημαντικά έγγραφα όπως τα δικαιώματα ιδιοκτησίας, τα πιστοποιητικά γέννησης και τα διαβατήρια φυλάσσονται καλύτερα. σε ειδικό πυρίμαχο κουτί. Εάν δεν υπάρχει κάτι τέτοιο και δεν φαίνεται απαραίτητο να το ξεκινήσετε, μπορείτε απλώς να αποθηκεύσετε σημαντικά έγγραφα σε στεγνό καθαρό μέρος απρόσιτα σε όσους μπορούν να κάνουν κάτι μαζί τους.

Ενδειξη:Σαρώστε ή τραβήξτε μια φωτογραφία όλων των σημαντικών εγγράφων σας και κρατήστε αντίγραφα στο cloud για κάθε ενδεχόμενο.

Αποθηκεύστε έγγραφα με στυλ

Εάν διατηρείτε έγγραφα ανοιχτά, μπορείτε να αγοράσετε κομψούς φακέλους για αυτούς, μαλακούς ή σκληρούς. Είμαστε μια νέα οικογένεια, οπότε δεν έχουμε πολλά χαρτιά ακόμα. Κάποτε τα κρατούσαμε σε ξύλινους δίσκους, μετά αγοράζαμε από το ΙΚΕΑ σκληρά χαρτόνια. Αυτό μας διευκολύνει να φτάσουμε στα απαραίτητα χαρτιά και ένα τέτοιο σύστημα αποθήκευσης εγγράφων δεν βλάπτει το σχεδιασμό του διαμερίσματός μας.

Για να αποθηκεύσουμε όλα τα χαρτιά, χρειαστήκαμε 4 δίσκους. Σε καθένα υπάρχουν 2-3 ακόμη φάκελοι.

Τρέχοντα Έγγραφα, το οποίο θα πρέπει να είναι διαθέσιμο (συμβάσεις για το εγγύς μέλλον, διαβατήρια, ειδοποιήσεις)
Έγγραφα ακινήτωνκαι σχετικά έγγραφα εκπαίδευση.
Ιατρικά έγγραφα, ΑΣΦΑΛΙΣΗ.
εγγυητέςκαι συμβάσεις.

Όλα τα άλλα αποθηκεύονται με επιτυχία ηλεκτρονικός.

Επίσης, για να οργανώσετε την αποθήκευση των εγγράφων, μπορείτε να αγοράσετε έναν πλαστικό φάκελο με αρχεία που επισυνάπτονται μέσα στο κατάστημα ειδών γραφείου. Μπορούν να περιέχουν από 10 έως 100 αρχεία. Εάν υπάρχουν πολλά έγγραφα, μπορεί να υπάρχουν πολλοί φάκελοι.

Μην συσσωρεύονται και καθαρίζονται

Μια φορά το χρόνο πρέπει ελέγξτε τους φακέλους με έγγραφα και πετάξτε ταόλα όσα δεν έχουν σχέση. Αν ανησυχείτε ότι τα χαρτιά που θέλετε να πετάξετε μπορεί να σας φανούν χρήσιμα, βάλτε τα σε έναν φάκελο και στείλτε τα στο υπόγειο.

Ελπίζω οι συμβουλές να ήταν χρήσιμες. Σύντομα το αγαπημένο μου θέμα: .

Διαθέτετε ειδικό σύστημα για την αποθήκευση σημαντικών οικογενειακών εγγράφων;