Процесс подготовки мероприятия состоит из десятков задач, звонков, поездок и встреч. Чтобы всё успевать, необходимо контролировать время и правильно его распределять, уметь выделять приоритетные задачи и не отвлекаться на менее важные дела. В этом поможет не только знание основных приемов тайм-менеджмента, но и специальные программы, созданные для эффективного контроля и планирования времени. .|
Предлагаем на выбор 10 удобных программ, с помощью которых вы сможете лучше организовать и проконтролировать выполнение ежедневных задач.
1. TIME Planner
Focus booster – простой удобный таймер со звуковым сигналом, который можно использовать при выполнении какой-либо конкретной задачи. Окно программы будет все время напоминать об оставшемся времени, а после сигнала о его завершении вы сможете сделать небольшой перерыв.
7. Toggl
10. Daily agenda
Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.
Мы продолжаем обзор интересных, полезных и по возможности бесплатных онлайн-помощников. Сегодня речь пойдет о тех сервисах и приложениях, которые помогают нам управлять временем (своим и сотрудников) и быть более эффективными. Рассмотрим и простейшие «to-do» листы, и сложные системы, позволяющие хранить документы и координировать работу с сотрудниками. Ведь на каждый сервис найдётся свой пользователь, не правда ли?
Итак, 15+ ресурсов для планирования и управления временем.
http://nowdothis.com — минималистичный сервис для одного списка дел. Вводите свой список в окошко, и сервис предлагает вам нажать кнопку “Сделано” после завершения каждого дела. Подходит тем, у кого есть четкий и понятный план, и кто при этом любит отмечать галочками выполненные пункты. Не подходит тем, у кого гибкий график и плавающий список дел.
http://www.plan-your-time.com/to-do/ — здесь вы тоже можете составить свой список дел, отмечая галочками выполненные. Кроме этого сервис считает, сколько времени потрачено на завершение каждого дела. Но если между делами надо сделать паузу или поменять задачи местами, список придется составлять заново.
http://todolist.ru — тоже простейший онлайн-сервис для составления уже нескольких списков дел. Можно составлять списки на несколько дней вперед. Функционал тоже достаточно ограничен – просто списки, как в бумажном ежедневнике, и ничего лишнего. Зато бесплатно.
http://todoist.com — удобный планировщик задач с версией онлайн и для разных гаджетов. Можно устанавливать цели и планировать конкретные шаги в рамках их исполнения. Можно создавать совместные задачи, делегировать и контролировать их исполнение. Интересная особенность – сервис считает так называемую «карму» — производительность пользователя. Минимальный набор функций бесплатен, за расширенные придется заплатить, но по сути Google делает всё то же самое бесплатно (читайте дальше).
https://www.google.com/calendar/render — это календарь, который всё время с вами, на любом устройстве – мобильном или стационарном, своём или чужом. Календарь может напомнить о запланированном событии, причем не только вам, но и всем участникам — по электронной почте и SMS. Как прочие Гугловские сервисы, календарь бесплатный.
https://calendar.yandex.ru — ну вы поняли 🙂
http://miniplan.ru от создателей Мегаплана. Сочетает в себе списки дел, электронный календарь с напоминаниями и симпатичные интерактивные часы, на которые можно добавлять свои дела. Миниплан бесплатен и подходит только для личного планирования – на то он и мини.
http://yaware.ru — онлайн-система учета рабочего времени и продуктивности. Подходит для тех, кто работает в Интернете. Вы добавляете в систему сайты, на которых бываете по работе (или не по работе:)), определяете их в разряд полезных, бесполезных и нейтральных. Система отслеживает, сколько времени в день вы проводите на каждом из ресурсов, и предоставляет отчет в конце дня. При этом учитывается только то время, в которое вы действительно работаете с ресурсом, просто открытые и не используемые вкладки система игнорирует. На сайте есть бесплатный доступ к учету собственной продуктивности и платные пакеты с расширенными опциями для учета времени сотрудников. Есть приложения для смартфонов.
http://motivateclock.ru — похожая программа. Скачивается и устанавливается на компьютер, есть версия только для Windows. Программа бесплатная, только для личного использования, корпоративного варианта нет.
http://www.leadertask.ru — еще один похожий сервис, электронный ежедневник, который работает онлайн, на смартфонах, с компьютера и даже с флешки. Тоже дает возможность координировать планы с командой, синхронизировать задачи на разных устройствах и так далее. Есть бесплатная версия для личного пользования, несколько платных пакетов, коробочный вариант для корпоративных клиентов.
https://www.wunderlist.com/ru — облачный сервис по хранению данных и распределению задач. Это система списков дел и набор инструментов по работе с ними. Можно ставить задачи, делить их на подзадачи, устанавливать сроки, связывать задачи между собой, ставить напоминания, делиться своими задачами с другими людьми и так далее. Сервис подходит как для личного планирования (бесплатно), так и для бизнес-целей (уже за деньги), синхронизируется между разными устройствами.
http://evernote.com/intl/ru/ — сервис, набравший сейчас бешеную популярность. Это программа и веб-сервис для хранения больших объемов заметок, причем заметки могут быть любого формата – текстовые, изображения, аудио, видео, с вложенными файлами. Кроме того, сервис работает как система управления проектами, помогая не просто хранить кучу информации, а упорядочивать её и при необходимости делиться ею. Открывается везде – онлайн, с компьютеров и телефонов, и синхронизирует вашу информацию. Есть минимальный бесплатный пакет и платные версии с расширенными функциями (скажем, в платном аккаунте можно собрать целую электронную библиотеку или видеотеку). К Evernote в комплект разработаны симпатичные вспомогательные сервисы – например, Skitch, о котором мы . И еще при желании можно подключить google-почту и google-календарь.
https://getpocket.com — расширение для браузера, по функциям аналог Evernote, только не для заметок и файлов, а для web-страниц. Вы сохраняете все страницы, которые не можете посмотреть прямо сейчас – получается план для прочтения на будущее. Внутри сервиса есть удобная функция по очистке страниц от мусора – рекламы, лишних ссылок и пр. Это помогает экономить время и читать только полезный контент. За деньги появляется поиск, система тегов и функция формирования электронной библиотеки (если авторы отмеченных вами статей решат их удалить, статьи всё равно останутся в вашем pocket).
http://worksection.com — система, которая совмещает хранение файлов с планированием времени. Бесплатно вы можете сохранять файлы любого формата. За дополнительную плату появляется календарь с напоминаниями и расширенные функции: таймер, учет времени, финансов и пр. Также можно работать над проектами с участием помощников. Сервис позволяет ставить задачи и контролировать их выполнение, учитывать эффективность рабочего времени сотрудников, считать затраты, устраивать групповые чаты и т.д.
«Время не лечит, оно приводит к равнодушию.»
«Есть множество способов убить время - и ни одного, чтобы его воскресить.»
«Плохо, что время летит, но хорошо, что вы пилот.»
Чтобы не сбиться с курса, я хочу разместить здесь анализ 7 программ, которые помогут вам правильно организовать свое время! Сегодня воскресенье — попробуй применить хотя бы одну, чтобы распланировать эту неделю! Поехали 🙂
1. Manic Time (http://www.manictime.com/download/)
«Я провел всю свою жизнь, стараясь не быть беспечным. Женщины и дети могут быть беспечными. Но не мужчины», – говорил дон Вито Корлеоне. Беспощадная программа Manic Time может послужить хорошим консильери будущим крестным отцам бизнеса. Приложение беспристрастно ведет подсчет времени, потраченного на социальные сети, просмотр сериалов, разглядывание котяток, чтение комментариев к новому посту Навального и выращивание капусты в онлайновых играх. Запустите Manic Time в фоновом режиме в понедельник, распечатайте статистику в пятницу и почувствуйте неизбежное отвращение к себе: наверняка выяснится, что половину (в лучшем случае!) рабочего дня вы тратите на вещи, с работой никак не связанные.
Что приятно, Manic Time следит не только за браузером, но и за большинством компьютерных программ, от Windows Media Player до Adobe Photoshop. Плюс, у приложения есть весь необходимый инструментарий для фиксации и детализации всего, что происходит во время рабочего дня. Например, можно отследить, сколько времени уходит на общение с разными клиентами и партнерами.
Выявив основные статьи расходов времени, можно приступить к следующему шагу – взятию этого непослушного ресурса под свой полный контроль.
2. Achieve Planner (http://www.effexis.com/achieve/planner.htm)
Achieve Planner – идеальный инструмент как для расписания личного времени, так и для управления профессиональными проектами. Вернее, это удобное средство координации этих двух противоположных сфер жизни. Программа позволяет наслаивать меняющееся деловое расписание на расписание стабильного, как путинское десятилетие, быта, находить конфликты (скажем, срочное совещание назначено на тот же день и час, что и еженедельный покер) и худо-бедно решать их. Интерфейс Achieve Planner по-спартански прост и удобен. Дела и задачи легко можно чередовать как колоды в карте, с удивлением обнаруживая, что перенос спортзала с четных дней недели на нечетные выгадает вам столько дополнительного времени, что наконец-то можно будет спокойно почистить зубы.
Заодно программа отлично справляется с вписыванием в рутинное расписание всевозможных глобальных проектов, будь то организация семейных праздников, работа над диссертацией или рытье тоннеля из тюрьмы. Проекты, кстати, по образу и подобию любимой бизнесменами диаграммы Ганта можно разбивать на задачи. А между задачами расставлять приоритеты срочности и устанавливать временные и причинно-следственные связи – это здорово помогает, когда дело кажется большим и страшным. Это, продолжая нашу новогоднюю подоплеку, как поединок с драконом: если дисциплинированно и систематически отрубать его головы одну за одной, то не такой уж он и непобедимый.
Наконец, Achieve Planner позволяет каталогизировать все дела по разным папкам (по умолчанию предлагается трогательный набор «Семья – Работа – Образование – Спорт») и отслеживать свою успеваемость по каждому направлению. Увы, статистика программы подтверждает известное правило бизнесменов, что большинство людей не в состоянии вести больше двух масштабных проектов одновременно.
3. SmartDraw (http://www.smartdraw.com)
Научившись экономить время вместе с Time Manic и достигать поставленных целей с Achieve Planner, можно переключиться на самый серьезных сборник приложений для тайм-менеджмента и управления проектами – монструозную программу SmartDraw. Это настоящий инструмент руководителя, позволяющий планировать, делегировать и контролировать любые задачи с помощью методик, обычно изучаемых в бизнес-школах. Кроме уже упомянутой диаграммы Ганта в арсенале SmartDraw есть готовые интерфейсы для проведения SWOT-анализа, быстрого аудита портфеля активов по матрице Бостонской консалтинговой группы, построения «дерева решений», контроля качества оказываемых услуг, математической, экспертной и креативной оценки альтернатив при принятии решений и многого, многого другого.
Большинство этих инструментов (всего их около ста) вам наверняка знакомы; часть станет приятным открытием, способным стимулировать производительность. Но главное – не радость узнавания и не эффект новизны, а удобство работы с шаблонами. С помощью SmartDraw можно очень быстро создавать и оформлять задачи, отправлять их партнерам и в конечном счете наладить четкий и надежный механизм принятия решений в организации. К сожалению, за знания и умения приходится платить: полный комплект SmartDraw стоит $197. Но кое-что можно получить бесплатно: на сайте программы организована целая википедия, полностью посвященная различным методам принятия решений и оценки альтернатив.
У каждого из нас всего 24 часа. Распредели их с умом
4. RemindYou (http://mac.softpedia.com/get/iPhone-Applications/Busi ..)
Приложение для айфона под названием RemindYou пригодится занятым людям, ежедневно скованным массой обязательств, простых и не очень. Программа импортирует данные из стандартных служб вроде «Контактов» и «Календаря» на один экран и берет жизнь пользователя под свой контроль. Напоминает, кого надо поздравить с днем рождения, какие счета оплатить, что купить, куда съездить. Расписание можно забить на полтора месяца вперед. В отличие от многие конкурентов, приложение весьма снисходительно к аккумулятору телефона.
5. Self-Control (http://visitsteve.com/made/selfcontrol/)
Программа Self-Control действует по принципу «несвобода лучше свободы»: стоит ее включить, завести будильник – и все, прощайте блоги, социальные сети, порносайты и говорящие хаски с Youtube. Доступ к разлагающим волю и дисциплину сайтам будет разблокирован только тогда, когда истечет вами же заданное время. До этого не поможет даже перезагрузка компьютера.
6. StayFocusd (http://vk.cc/1FnOvX)
Браузерный плагин StayFocused работает мягче: вместо того, чтобы полностью нейтрализовать раздражителей, он ограничивает время, отведенное на отдых. Скажем, если вы пообещаете себе играть в «Веселого фермера» не больше 20 минут в день, то на 21-ой минуте веб-страница игры будет заблокирована ровно на сутки. Принципиальный StayFocusd не устроит веселому фермеру амнистию, что бы вы ни делали с компьютером.
7. Readability (http://www.readability.com)
А универсальная программа Readability, работающая на всех платформах от тайги до британских морей и от компьютера до айпэда, вместо того, чтобы бороться с вредными привычками, пытается минимизировать ущерб от них. Приложение позволяет очищать любимые сайты и блоги от отвлекающих ссылок, рекомендаций почитать что-нибудь еще на заданную тему, комментариев к текстам, веселых картинок, рекламных баннеров и прочих соблазнов бездельничать дольше, чем следовало бы. К слову, избавленные от всей этой шелухи статьи читаются и запоминаются гораздо лучше.
Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management ), эффективное организация и управление своим рабочим временем
Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel , на бумаге или в специальных программах ,
ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.
Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.
Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот
За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя , т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени : год-месяц-неделя -день.
Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).
Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.
Список результатов на ближайший месяц - это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.
Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта - это планирование недели . Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.
При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.
ведется в файле эксель планирование работы на неделю .
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня
).
После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.
Планирование рабочего времени - Тайм-менеджмент в excel и на бумаге - важные моменты:
1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели - это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.
2. Составлять план следующего дня накануне вечером - ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром - обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.
3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом - вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.
4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты , выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.
При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:
- ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
- ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
- КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)
Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента
Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.
Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».
Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу "Книга" , тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.
Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата
:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь
задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу "поиска новых клиентов"
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения
А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год , или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни .
Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА - как широко шагать
Эффективность рабочего времени и
Loading...